Le Roy Logistique modernisiert seine HR-Prozesse, um Mitarbeitende zu gewinnen und zu halten
Die Logistikbranche ist krisensicher ... außer was ihre Fachkräfte angeht. Angesichts seines starken Wachstums stand Le Roy Logistique vor der Herausforderung, neue Mitarbeitende zu finden in einer Branche, der es an Attraktivität mangelt, und sie durch eine besonders gute Betreuung langfristig zu halten. Im Mittelpunkt dieser Herausforderung: eine Modernisierung der HR-Prozesse und -Services.
Le Roy Logistique gilt als großer Erfolg in der Logistikbranche. Die Geschäftstätigkeit des Unternehmens gliedert sich in drei Hauptbereiche:
Nationaler und internationaler Transport
Maßgeschneiderte Logistikservices
Co-Packing
Le Roy Logistique wurde 1947 mit Hauptsitz in Rennes gegründet und verfügt in ganz Frankreich über 22 Niederlassungen mit insgesamt 650 Mitarbeitenden. Das Unternehmen erzielt einen Umsatz von 171 Millionen Euro.
Doch so beeindruckend diese Zahlen auch sein mögen – sie bewahren Le Roy Logistique nicht vor den üblichen Schwierigkeiten der Branche, angefangen bei der Modernisierung der Verwaltungs- und Personalprozesse.
Wir mussten unsere Dokumentverwaltung unbedingt vereinfachen und zuverlässiger gestalten und uns gleichzeitig modernisieren – im Einklang mit der Entwicklung unserer Arbeitgebermarke und dem Wunsch, unseren Papierverbrauch zu reduzieren.
Rachel Placé, Personalchefin bei Le Roy Logistique
Wie die manuelle Verwaltung bei Le Roy Logistique immer aufwändiger wurde
Während Le Roy Logistique Jahr für Jahr erfolgreich wuchs, sah sich die Personalabteilung einem Problem gegenüber: Die Verwaltungsvorgänge in Papierform brauchten immer mehr Zeit. Mit über 650 Mitarbeitenden quer über Frankreich verteilt glich jede noch so kleine Aufgabe in der HR und der Verwaltung einem Hindernislauf:
Die Urlaubsanträge waren eine Belastung sowohl für die Mitarbeitenden (die für nur einen Antrag mehrere Unterlagen ausfüllen mussten) als auch für die HR (die die Daten eingeben, prüfen und freigeben musste).
Für die Gehaltsabrechnungen mussten 650 Dokumente gedruckt, in Umschläge gesteckt, nach Niederlassung sortiert, frankiert und versendet werden.
Bei Jahresgesprächen kam man auf einen astronomischen Papierverbrauch (16 Seiten Vorlagen pro Gespräch) und die handschriftlichen Informationen mussten zeitraubend in eine Excel-Tabelle eingetragen werden.
Im Grunde gab es kein festgelegtes Verfahren, und die Zentralisierung aller Dokumente wurde für die Personalabteilung immer schwieriger. Wir haben viel zu viel Zeit mit sich wiederholenden Verwaltungsaufgaben vergeudet, die keinen Mehrwert brachten.
Rachel Placé, Personalchefin bei Le Roy Logistique
Ebenso im Mittelpunkt stand bei Le Roy Logistique der Wunsch, die Mitarbeitererfahrung auf allen Ebenen zu verbessern. Zum einen sollte das durch ein modernes Onboarding und ein rund um die Uhr verfügbares HR-Portal erreicht werden, über das alle Dokumente zugänglich sind. Zum anderen sollten Vorgehensweise wie die jährlichen Mitarbeitergespräche weniger dramatisch gestaltet werden. »38 % unserer Mitarbeitenden sind Arbeiter:innen, die sich bei solchen Gesprächen nicht wohlfühlen und keine enge Beziehung zu ihren Führungskräften haben«, so Rachel Placé.
Zudem geht es um die Einhaltung gesetzlicher Verpflichtungen, insbesondere hinsichtlich der jährlichen Mitarbeitergespräche für Führungskräfte, der zweijährlichen Gespräche und der 6-Jahres-Bilanz, sowie den sicheren Austausch vertraulicher Dokumente, die bislang einfach per E-Mail versendet wurden.
Die Lösung: ein HRIS im Dienste der Arbeitgebermarke
Bevor Rachel Placé sich zur Beratung an Apogea wandte, hatte sie bereits gründlich recherchiert, welche HRIS-Systeme es auf dem Markt gibt. Im Hinblick auf ihre Anforderungen schnitt Lucca aus mehreren Gründen stets am besten ab:
Die Einfachheit, Modernität und Nutzungsfreundlichkeit der Tools
Die Eignung für die Nutzungsgewohnheiten der jüngeren Mitarbeitergenerationen
Die Anpassungsmöglichkeiten der Tools und die selbstständige Konfiguration
Das Angebot von Apps für das Smartphone
Die Support-Website (Dokumenten-Download, Onlinesupport, Zugriff auf die Roadmap)
In der Logistikbranche ist es nicht einfach, neue Mitarbeitende zu finden, und so sollen auch die richtigen Tools helfen, die Arbeitergebermarke von Le Roy Logistique herausstechen zu lassen: »Lucca bricht mit dem Image und den Klischees, die man von einem Transport- und Logistikunternehmen haben könnte«, so Rachel Placé. Seit Implementierung der Lucca-Tools durch Apogea spart die Personalabteilung von Le Roy Logistique viel Zeit. So viel Zeit, dass man sie laut Rachel Placé eigentlich kaum noch messen kann.
Allein durch die Digitalisierung der Gehaltsabrechnungen haben wir beispielsweise 6 Arbeitstage pro Jahr eingespart.
Rachel Placé, Personalchefin bei Le Roy Logistique
Da Zeitersparnis jedoch kein Selbstzweck ist – insbesondere wenn es darum geht, die Mitarbeitererfahrung zu verbessern –, ist es entscheidend, wie das Unternehmen die gewonnene Zeit nutzen kann. Und auch da wurde Le Roy Logistique aktiv: Das Unternehmen überarbeitete die Integration neuer Mitarbeitenden, führte Schulungspläne und eine interne Weiterbildung ein, betreut die Mitarbeitenden nun besser bei ihrer Karriereplanung und konnte Maßnahmen zur Erstellung von Berichten, Statistiken und Protokollen umsetzen. Rachel Placé ist stolz darauf, »eine Personalabteilung zu haben, die den Anforderungen eines Konzerns mit über 600 Mitarbeitenden gerecht wird«.
Seit Einführung der Lucca-Lösungen erhält die Personalabteilung von Le Roy Logistique immer mehr positives Feedback zum Onboarding, verzeichnet eine sinkende Fluktuation und treibt die Umsetzung ihrer CSR-Politik voran. »Mein Ziel war eine zu 100 % papierlose Personalabteilung. Das ist heute Realität. Wir sind komplett digitalisiert«, so Rachel Placé.