Erfolgsgeschichte Cedo: 40 % weniger HR-Admin durch digitale Prozesse mit Lucca

Cedo ist international in Europa und Asien aktiv und produziert unter anderem Müllbeutel, Haushaltsfolien und Backpapier für große Handelsketten.

Am deutschen Standort in Mönchengladbach hat sich das Unternehmen in den letzten Jahren stark entwickelt: Innerhalb von vier bis fünf Jahren hat sich die Belegschaft nahezu verdoppelt.

Mit diesem Wachstum stiegen auch die Anforderungen an HR: mehr Mitarbeitende, mehr Prozesse, mehr Abstimmungsaufwand – bei gleichzeitig begrenzten Ressourcen im Team.

Für HR-Generalistin Sarah Heidkamp war schnell klar: Ohne digitale Unterstützung lassen sich diese Anforderungen nicht nachhaltig bewältigen. Heute arbeitet Cedo deutlich strukturierter und Sarah konnte ihre administrative Arbeit nach eigener Einschätzung um 30 bis 40 Prozent reduzieren.

Die Herausforderung: Wachstum trifft auf manuelle Prozesse

Vor der Einführung von Lucca waren viele HR-Prozesse bei Cedo stark manuell geprägt. Ein Großteil der Arbeit lief papierbasiert oder über Einzellösungen – mit entsprechend hohem Aufwand im Alltag.

Gerade bei wachsender Belegschaft wurde das zum Problem:

• Verträge mussten manuell erstellt und verschickt werden

• Dokumente waren nicht zentral verfügbar

• Abstimmungen mit Führungskräften erfolgten fragmentiert

• HR war stark in operative Aufgaben eingebunden

Gleichzeitig fehlte der Überblick über Prozesse und Daten – ein kritischer Faktor bei schnellem Wachstum.

Für Cedo war es entscheidend, manuelle Abstimmungen zu reduzieren, klare Prozesse zu schaffen und HR im Alltag spürbar zu entlasten.

Die Lösung: Digitale Prozesse, die mitwachsen

Mit Lucca hat Cedo seine HR- und Finance-Prozesse schrittweise digitalisiert und modular erweitert. Statt alles auf einmal umzustellen, wurden nach und nach genau die Module ergänzt, die im Unternehmen den größten Mehrwert bringen.

Seit drei Jahren nutzt Cedo Lucca und hat die Lösung schrittweise um weitere Module erweitert. So konnte das Unternehmen genau dort digitalisieren, wo im Arbeitsalltag der größte Bedarf entstand.

Zentrale HR-Daten statt Dokumentenchaos

Standardverträge, Personalakten und relevante Dokumente sind heute zentral in Lucca hinterlegt. Führungskräfte können direkt auf die Informationen zugreifen, die sie benötigen, ohne jedes Mal bei HR nachfragen zu müssen. Das reduziert Rückfragen und entlastet HR spürbar.

Automatisierte Abläufe im Alltag

Viele Prozesse, die früher manuell koordiniert wurden, laufen heute strukturiert und nachvollziehbar über Lucca. Verantwortlichkeiten werden transparenter und Prozesse lassen sich besser nachverfolgen.

Das macht besonders bei schnellem Wachstum einen Unterschied. Neue Mitarbeitende müssen angelegt, Verträge vorbereitet und Informationen sauber dokumentiert werden. Lucca hilft Cedo dabei, trotz steigender Mitarbeitendenzahl den Überblick zu behalten.

Weniger Papier, mehr Zeit für strategische HR-Arbeit

Die größte Veränderung zeigt sich im Alltag von HR. Wo früher ein großer Teil der Arbeit papierbasiert war, sind heute viele Prozesse digital, zentral und einfacher steuerbar.

Für Sarah Heidkamp bedeutet das konkret: weniger operative Belastung und mehr Zeit für Themen, die das Unternehmen langfristig voranbringen.

Reisekostenabrechnung: Ein Tag weniger Aufwand pro Woche

Auch im Finance-Bereich sorgt Lucca für spürbare Entlastung. Ein besonders konkretes Beispiel ist die Reisekostenabrechnung mit Lucca Expenses.

Heute fotografieren Mitarbeitende ihre Belege direkt per App und zahlen idealerweise mit der Firmenkreditkarte, die bei Cedo ebenfalls in Lucca integriert ist. Dadurch entfallen viele manuelle Schritte, die früher Zeit gekostet haben.

Gleichzeitig werden Fehlerquellen reduziert, die bei manueller Arbeit oder Excel-basierten Prozessen schnell entstehen können.

Mehr Übersicht für hybride Arbeit 

Mit Lucca Office hat Cedo außerdem ein zentrales Tool für die Organisation hybrider Arbeit eingeführt. Vorher wurde dafür ein geteiltes Dokument genutzt. Heute ist auf einen Blick sichtbar, wer im Büro ist, wer im Homeoffice arbeitet, wer auf Geschäftsreise ist oder Überstunden ausgleicht. 

Für das Team bedeutet das mehr Klarheit im Alltag. Ein Klick genügt und alle wissen, wo welche Person gerade arbeitet. 

Bis zu 50 Prozent weniger Aufwand im Recruiting 

Besonders stark zeigt sich der Effekt auch im Recruiting. Früher war die Suche nach neuen Mitarbeitenden bei Cedo oft mit hohem Koordinationsaufwand verbunden. Profile kamen über unterschiedliche Kanäle wie LinkedIn, Indeed, Stepstone oder über Personaldienstleister. Der Überblick über Bewerbungen, Prozessschritte und beteiligte Führungskräfte war entsprechend aufwendig. 

Mit Lucca Recruitment läuft der Prozess heute zentral und strukturiert. Bewerbungen werden gebündelt, Prozessschritte sind nachvollziehbar und alle Beteiligten sehen, was als Nächstes zu tun ist. 

Heute hat Sarah Heidkamp einen besseren Überblick über offene Stellen und den Status einzelner Bewerbungen. Gleichzeitig lassen sich Führungskräfte einfacher in den Recruiting-Prozess einbinden und über nächste Schritte auf dem Laufenden halten. So ist jederzeit klar, welche sich bewerbende Person in welchem Prozessschritt ist und wer als Nächstes handeln muss.

Intuitive Nutzung ohne komplexe Einarbeitung

Dass Lucca bei Cedo im Alltag gut angenommen wird, liegt vor allem an der einfachen und intuitiven Bedienung. Gerade für Führungskräfte ist entscheidend, dass Prozesse nicht komplizierter werden, sondern sich schnell in den Arbeitsalltag integrieren lassen.

Führungskräfte erhalten klare Aufgaben per Notification, wissen direkt, was zu tun ist, und können Feedback einfach im System geben.

Für Sarah Heidkamp ist genau das der entscheidende Punkt: Lucca ist innovativ, aber gleichzeitig so einfach, dass es im Alltag wirklich genutzt wird.

Führungskräfte müssen keine stundenlangen Schulungen durchlaufen, sondern können direkt mit klaren Aufgaben, einfachen Abläufen und direkten Benachrichtigungen arbeiten. So entsteht Akzeptanz im Unternehmen, weil digitale Prozesse nicht zusätzlich belasten, sondern die Zusammenarbeit erleichtern.

Skalierbarkeit als entscheidender Faktor

Für Cedo war nicht nur die Entlastung im Hier und Jetzt entscheidend – sondern die Fähigkeit, mit dem Unternehmen mitzuwachsen.

Lucca wurde deshalb bewusst als skalierbare Lösung gewählt. Neue Module können jederzeit ergänzt werden, Prozesse lassen sich flexibel erweitern und an neue Anforderungen anpassen.

Gerade in einem internationalen, dynamischen Umfeld ist das ein zentraler Vorteil.

Fazit: Weniger Administration, mehr Wirkung in HR

Bei Cedo zeigt sich klar, was passiert, wenn HR-Prozesse sauber digitalisiert sind: Operative Aufgaben verlieren ihren Druck, Abstimmungen laufen strukturiert und HR gewinnt endlich die Zeit, sich mit den Themen zu beschäftigen, die das Unternehmen wirklich voranbringen.

HR ist damit nicht länger mit Verwaltung ausgelastet, sondern kann aktiv zum Wachstum beitragen.

Für Sarah Heidkamp ist der Mehrwert von Lucca für Cedo eindeutig.

Und genau darin liegt der Mehrwert für Cedo: Lucca reduziert nicht nur Aufwand, sondern schafft die Grundlage für skalierbare, transparente und erfrischend einfache Prozesse.