Inhalt einer Personalakte : Aufbau, Organisation und rechtliche Anforderungen

Ob Bewerbungsunterlagen, Arbeitsvertrag oder Gehaltsdaten: der Inhalt einer Personalakte bündelt alle wichtigen Daten zum Arbeitsverhältnis. Doch was genau darf eigentlich in eine Personalakte, wie ist sie aufgebaut und welche Regeln gelten dabei? In diesem Artikel bekommst du einen klaren Überblick über den Inhalt von Personalakten, rechtliche Grundlagen und die Unterschiede zwischen klassischer und digitaler Führung – einfach erklärt und auf den Punkt gebracht.

Was ist eine Personalakte und welche Funktion erfüllt sie?

Eine Personalakte ist eine Sammlung aller wichtigen Unterlagen und Informationen zu einem Arbeitsverhältnis. Sie dient als zentrale Grundlage der Personalverwaltung und sorgt dafür, dass alle Daten zu einer Mitarbeiterin oder einem Mitarbeiter an einem Ort gesammelt und übersichtlich abgelegt werden.

Es gibt keine feste gesetzliche Vorgabe, wie der Inhalt einer Personalakte genau aufgebaut sein muss. Verpflichtungen ergeben sich für den Arbeitgeber in erster Linie aus dem Steuer- und Sozialversicherungsrecht, das bestimmte Aufzeichnungen vorschreibt. 

Einen Rahmen bildet außerdem die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO): Es dürfen nur Daten gespeichert werden, die wirklich für das Arbeitsverhältnis wichtig sind. 

Die Personalakte hilft der Personalabteilung dabei, Entscheidungen zu treffen, zum Beispiel bei Gehaltserhöhungen oder der Mitarbeiterentwicklung. Außerdem sorgt sie dafür, dass alle wichtigen Mitarbeiterdaten im Unternehmen schnell auffindbar sind.

Welche Inhalte sind in einer Personalakte erlaubt?

In einer Personalakte dürfen nur Mitarbeiterinformationen aufgenommen werden, die direkt mit dem Arbeitsverhältnis zu tun haben. Ziel ist es, alle wichtigen Daten zur Beschäftigung sinnvoll und übersichtlich zu bündeln.

Typische Inhalte einer Personalakte sind zum Beispiel:

• Bewerbungsunterlagen

• amtliche Führungszeugnisse

• medizinische Beurteilung durch den Betriebsarzt (hingegen ist das  Hinterlegen der Ergebnisse betriebsärztlicher Untersuchungen nach §8 Abs. 1 ASiG nicht erlaubt)

• Arbeitsvertrag und Vertragsänderungen

• Angaben zur Vergütung

• Nachweise über Weiterbildungen und Qualifikationen

• Leistungsbeurteilungen oder Zielvereinbarungen

• Angaben zu Urlaub und sonstigen Abwesenheiten

• Abmahnungen

• Korrespondenz mit dem Arbeitnehmer

• Kündigung

Auch bestimmte personenbezogene Daten werden von Unternehmen in Personalakten hinterlegt, dazu gehören in der Regel:

• Name, Vorname

• Geburtsdatum

• Staatsangehörigkeit

• Personalnummer

• Bankverbindung

• Allgemeine Steuerangaben

Wichtig ist dabei immer: Es dürfen nur Daten gespeichert werden, die für das Arbeitsverhältnis relevant sind. Grundlage dafür ist unter anderem die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO), die eine klare Zweckbindung vorgibt.

Welche Inhalte sind in einer Personalakte nicht erlaubt? 

Alles, was rein privat ist oder keinen Bezug zur Arbeit hat, gehört nicht in ein Personaldossier.

Dazu zählen zum Beispiel: 

• Krankmeldungen (Ausnahme: auffällige Krankschreibungen, bei denen der berechtigte Verdacht besteht, dass die Krankschreibung aus anderen Gründen als Krankheit erfolgte)

• medizinische Diagnosen oder genaue Krankheitsgründe

• Kinderwunsch

• Hinweise, mit welchen Kolleginnen oder Kollegen Kontakte besteht

• die dem Arbeitgeber nicht zugänglichen Unterlagen des Betriebsarztes

• Angaben zu politischen Ansichten

• religiöse Überzeugungen

• Hobbys

• Informationen zum Privatleben

• Notizen des Arbeitgebers beispielsweise über die Leistung des Arbeitnehmenden

• Dokumente, in denen der Arbeitnehmende nur erwähnt oder einer von vielen ist, wie etwa Personal- und Lohnlisten oder Schichtpläne

• Daten, deren Aufbewahrungsfrist abgelaufen ist

Kurz gesagt: In der Personalakte steht nur das, was für die Arbeit wirklich notwendig ist – alles andere muss draußen bleiben.

Wie ist eine Personalakte aufgebaut?

Eine moderne Personalakte ist klar und übersichtlich aufgebaut, damit alle wichtigen Angaben schnell gefunden werden können. Dafür werden die Dokumente in sinnvolle Bereiche eingeteilt.

Typische Strukturbereiche sind:

• Persönliche Stammdaten (z. B. Kontaktdaten, Identifikationsdaten)

• Arbeitsvertrag und alle Vertragsänderungen

• Vergütungsunterlagen (z. B. Gehalt, Boni, Abrechnungen)

• Qualifikationen und Weiterbildungen

• Abwesenheiten (z. B. Urlaub, Fehlzeiten)

• Rechtliche Dokumente (z. B. Abmahnungen, Zielvereinbarungen)

Wichtig ist, dass diese Struktur im gesamten Unternehmen einheitlich genutzt wird. So bleibt die Verwaltung der Personalakten einfach, übersichtlich und nachvollziehbar. Eine gute Organisation spart Zeit, reduziert Fehler und erleichtert die tägliche Arbeit in der Personalverwaltung.

Digitale Personalakte versus Personalakte aus Papier

Personalakten können heute entweder klassisch in Papierform oder digital geführt werden. Beide Varianten haben ihre eigenen Vor- und Nachteile, unterscheiden sich aber vor allem in der Handhabung.

1. Papierpersonalakten sind die traditionelle Form. Sie werden physisch in Ordnern abgelegt und müssen manuell verwaltet werden. Das kann schnell unübersichtlich werden und erfordert viel Platz sowie Zeit für Ablage und Suche.

2. Digitale Personalakten sind deutlich moderner und werden in HR-Systemen gespeichert. Sie ermöglichen einen schnellen Zugriff auf Dokumente, sparen Lagerplatz und erleichtern die Suche erheblich. Außerdem lassen sich Zugriffsrechte besser steuern, sodass nur berechtigte Personen bestimmte Informationen sehen können.

Beide Formen müssen jedoch die gleichen rechtlichen Anforderungen erfüllen, insbesondere im Hinblick auf Datenschutz und sichere Speicherung von Mitarbeiterdaten.

Datenschutz und Zugriffsverwaltung

Die Personalakte enthält viele sensible Inhalte und muss deshalb besonders geschützt werden. Grundlage dafür ist die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO), die genau festlegt, wie mit personenbezogenen Informationen umzugehen ist.

Zugriff auf die Personalakte haben nur bestimmte, berechtigte Personen, zum Beispiel aus der Personalabteilung oder die direkte Führungskraft – und auch nur, soweit es für ihre Arbeit notwendig ist. Durch klare Zugriffsregeln und sichere Systeme wird sichergestellt, dass vertrauliche Daten geschützt bleiben und nicht in falsche Hände geraten. Der Betriebsrat darf nur unter bestimmten Voraussetzungen und meistens mit Zustimmung Einsicht nehmen. 

Wichtig ist außerdem: Mitarbeitende haben jederzeit das Recht, ihre eigene Personalakte einzusehen. Transparenz spielt hier eine große Rolle und stärkt das Vertrauen in das Unternehmen.

Was gilt bei Aufbewahrungsfristen und Aufbewahrungspflichten zu beachten?

Personalakten und die darin enthaltenen Dokumente müssen nicht unbegrenzt aufbewahrt werden, aber es gelten klare gesetzliche Fristen. Während eines laufenden Arbeitsverhältnisses wird die Personalakte vollständig geführt und regelmäßig aktualisiert.

Nach dem Ende des Arbeitsverhältnisses dürfen bestimmte Unterlagen nicht sofort gelöscht werden. Je nach Art des Dokuments gelten unterschiedliche Aufbewahrungsfristen. Steuer- und abrechnungsrelevante Unterlagen müssen in der Regel mindestens sechs Jahre aufbewahrt werden. Andere Dokumente können je nach rechtlicher Relevanz auch länger gespeichert werden, oft bis zu zehn Jahre, zum Beispiel wenn noch mögliche Ansprüche bestehen könnten.

Erfahre hier alle Informationen zu den Aufbewahrungsfristen von Personalakten.

Beschäftigte dürfen jederzeit den Inhalt der Personalakte einsehen

Mitarbeitende haben jederzeit das Recht, den Inhalt der Personalakte einzusehen. Dieses Einsichtsrecht gilt ohne besondere Begründung und soll sicherstellen, dass alle gespeicherten Informationen nachvollziehbar und korrekt sind.

Auf Wunsch können auch Kopien der Unterlagen angefertigt werden. Der Arbeitgeber darf den Zugang zur Personalakte nicht einschränken oder einzelne Inhalte verbergen, solange es sich um die eigene Akte handelt.

Besonders in digitalen Systemen ist dieser Zugang heute oft noch einfacher und schneller möglich.