Personalakte einsehen : Rechte, Pflichten und Datenschutz

Die Personalakte ist mehr als nur eine Sammlung von Informationen und Unterlagen zum Zweck der Personalverwaltung – sie ist das offizielle Bild über das Arbeitsleben eines Beschäftigten – mit Verträgen, Bewertungen, Entscheidungen und manchmal auch Konflikten. Jeder Mitarbeitende darf seine Personalakte einsehen und kann sehen, was über die eigene Person gespeichert wurde.

Doch was ist beim Einblick in die Personalakte generell zu beachten – was ist erlaubt und was nicht? Wir klären auf!

Was ist eine Personalakte und welche Inhalte gehören dort rein?

Die Personalakte enthält alle wichtigen Daten, Unterlagen und Informationen, die für ein Arbeitsverhältnis relevant sind. Sie dient Unternehmen dazu, arbeitsbezogene Angaben und personenbezogene Daten strukturiert zu dokumentieren und Personalentscheidungen nachvollziehbar zu machen.

Zum zulässigen Inhalt einer Personalakte gehören unter anderem:

• Arbeitsvertrag und Vertragsänderungen

• Bewerbungsunterlagen

• Gehaltsabrechnungen

• Leistungsbeurteilungen

• Arbeitszeugnisse

• Abmahnungen

• Arbeitszeitnachweise

Gespeichert werden dürfen jedoch nur Angaben mit direktem Bezug zum Beschäftigungsverhältnis. Private Angaben und Unterlagen wie politische Ansichten, Religionszugehörigkeit ohne rechtliche Grundlage oder persönliche Social-Media-Inhalte gehören nicht in die Mitarbeiterakte.

Auch Gesundheitsdaten unterliegen strengen Datenschutzregeln. Krankheitstage können statistisch dokumentiert werden, aber gehören nicht in die Personalakte, genauso wenig wie medizinische Diagnosen.

Unternehmen müssen personenbezogene Informationen außerdem vor unbefugtem Zugriff schützen – etwa durch sichere IT-Systeme oder verschlossene Aktenschränke.

Weitere wichtige Informationen zum Beschäftigtendatenschutz bietet der Bundesbeauftragte für den Datenschutz.

Wer darf die Personalakte einsehen?

Der Zugriff auf die Personalakte ist streng geregelt, da sie sensible personenbezogene Angaben und Unterlagen enthält. Grundsätzlich haben nur Personen Anspruch auf Einblick und Zugriff auf die Personalakte, die diese Daten im Rahmen ihres Arbeitsverhältnisses für ihre beruflichen Aufgaben wirklich benötigen.

Typischerweise haben Zugriff:

• der/die Mitarbeiter/in selbst

• die Personalabteilung

• die Geschäftsführung

• direkte Vorgesetzte, jedoch nur im erforderlichen Umfang

Die Frage „Wer darf die Personalakte einsehen“ ist dabei klar durch den Datenschutz und den Grundsatz der Zweckbindung begrenzt. Ein uneingeschränkter Zugriff ist nicht zulässig.

Auch der Betriebsrat hat keinen automatischen Zugriff auf Personalakten. Ein Einblick ist nur mit Zustimmung der betroffenen Person möglich. Entscheidend ist stets, dass ein berechtigtes Interesse an der Personalakte vorliegt und der Zugriff verhältnismäßig ist.

Personalakte einsehen durch Mitarbeitende – Was sagt das Gesetz?

Arbeitnehmende haben das Recht, ihre Personalakte einsehen zu dürfen – und zwar jederzeit sowie ohne Angabe von Gründen. Die gesetzliche Grundlage dafür bildet § 83 Abs. 1 Betriebsverfassungsgesetz (BetrVG). Zusätzlich stärkt die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) den Anspruch auf Auskunft über gespeicherte personenbezogene Informationen.

Die Prüfung in Personalakten betrifft alle Unterlagen, die im Rahmen des Arbeitsverhältnisses  gespeichert wurden. Arbeitgeber müssen die Daten vollständig und verständlich bereitstellen. Auf Wunsch können Beschäftigte außerdem kostenlose Kopien ihrer personenbezogenen Daten und Unterlagen verlangen.

In der Regel muss ein Unternehmen innerhalb von 30 Tagen auf eine Anfrage nach Auskunft reagieren. Mitarbeitende können zudem ein Betriebsratsmitglied oder eine Vertrauensperson bei der Prüfung hinzuziehen.

Welche Besonderheiten sind bei Zugriffsrechten von Vorgesetzten zu beachten? 

Wie bereits weiter oben erwähnt, haben Führungskräfte keinen direkten Anspruch auf Zugriff auf das vollständige Personaldossier. Die Verwaltung der Personalakten bleibt grundsätzlich Aufgabe der Personalabteilung. Dennoch dürfen Vorgesetzte bestimmte Beschäftigtendaten im Rahmen ihrer Führungsaufgaben nutzen.

Zugriff ist laut BfDi erlaubt, wenn die Daten für konkrete Aufgaben erforderlich sind, insbesondere:

• Arbeitsorganisation und Steuerung der Aufgaben
  (z. B. Arbeitsaufträge, Fristen, Planung)

• Abwesenheits- und Urlaubsplanung zur Sicherstellung des Betriebsablaufs

• Beurteilungen und Leistungsbewertungen im Rahmen von Personalgesprächen

• Vorbereitung von Mitarbeitergesprächen oder Zielvereinbarungen
  
  

Wichtige Einschränkungen, die allen bekannt sein müssen:

• Nur erforderliche Daten dürfen genutzt werden (Grundsatz der Datenminimierung)

• Keine dauerhafte eigene „Nebenakte“ in Fachabteilungen erlaubt

• Abwesenheitsgründe (z. B. Krankheit) dürfen nicht offen sichtbar sein

• Notizen und Entwürfe sind nach Zweckentfall zu löschen

• Beurteilungsentwürfe dürfen nicht dauerhaft außerhalb der Personalakte gespeichert werden

Kurz gesagt: Zugriff besteht nur situationsbezogen, zweckgebunden und zeitlich begrenzt.

Datenschutz und Vertraulichkeit: Was ist zu beachten?

Personalakten enthalten sensible Beschäftigtendaten und unterliegen der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO). Ziel ist der Schutz der Privatsphäre von Mitarbeitenden sowie ein sicherer Umgang mit personenbezogenen Daten. Die Umsetzung dieser Datenschutzpflichten gehört zu den zentralen Aufgaben der Personalabteilung.

Wichtige Grundsätze sind: 

• Zweckbindung

• Datenminimierung

Es dürfen nur Informationen und Daten erhoben und gespeichert werden, die für das Arbeitsverhältnis tatsächlich erforderlich sind. Dementsprechend müssen Unternehmen Schutzmaßnahmen umsetzen, zum Beispiel:

• Zugriffsbeschränkungen in HR-Systemen

• sichere, verschlüsselte Speicherung

• abschließbare Aufbewahrungssysteme

• klare Berechtigungskonzepte

Nur autorisierte Personen können Einsicht in die Personalakte erhalten. Eine Weitergabe an unbefugte Dritte ist nicht erlaubt. Nicht mehr benötigte Daten und Unterlagen müssen auch nach Ablauf der gesetzlichen Fristen gelöscht werden.

In welchen Ausnahmefällen kann das Einsichtsrechts eingeschränkt werden?

Dieses Recht kann nur in wenigen Ausnahmefällen für Beschäftigte eingeschränkt werden. In der Praxis betrifft dies meist einzelne Dokumente und nicht das gesamte Personaldossier.

Eine Einschränkung ist möglich, wenn:

• Daten zweckwidrig genutzt werden könnten (z. B. zur gezielten Beweissammlung in Streitfällen oder zur Schädigung des Arbeitgebers)

• überwiegende Interessen des Unternehmens oder Dritter betroffen sind, etwa bei Geschäftsgeheimnissen oder sensiblen internen Informationen.

• sicherheitsrelevante oder strategische Unternehmensdaten geschützt werden müssen

• öffentliche Interessen oder laufende Ermittlungen durch eine Offenlegung beeinträchtigt würden

• besonders schutzwürdige Vertraulichkeit von Informationen besteht und keine Weitergabe an Dritte erfolgt

Welche sensiblen persönlichen Daten sind besonders schützenswert?

In der Personalakte können auch besonders schutzwürdige Daten enthalten sein, die strengem Datenschutz unterliegen, insbesondere Gesundheitsdaten.

Grundsätzlich gilt:

• Krankheitstage dürfen dokumentiert werden

• medizinische Diagnosen oder genaue Ursachen sind nicht erlaubt

• Gesundheitsdaten müssen vertraulich behandelt werden

Auch Abmahnungen und Leistungsbeurteilungen können Teil der Akte sein, werden jedoch oft nach einer gewissen Zeit entfernt, wenn kein weiterer Anlass besteht.

Der Umgang mit solchen Daten folgt dem Prinzip der Datenminimierung: Es werden nur Daten  gespeichert, die für das Arbeitsverhältnis wirklich erforderlich sind.

Können Kopien der Personalakte gemacht werden und welche Aufbewahrungsfristen sind zu beachten?

Arbeitnehmende haben das Recht, ihre Personalakte einzusehen und auf Wunsch kostenlose Kopien der enthaltenen Dokumente zu erhalten. Dieses Auskunftsrecht umfasst alle personenbezogenen Daten, die im Rahmen des Arbeitsverhältnisses gespeichert wurden.

Für Arbeitgeber gelten gleichzeitig gesetzliche Aufbewahrungsfristen von Informationen in Personalakten, nach denen Unterlagen nur für einen bestimmten Zeitraum gespeichert werden dürfen. Was typische wichtige Fristen sind, kannst du in unserem Artikel zum Datenschutz von Personaldaten nachlesen.

Nach Ablauf dieser Fristen müssen die Daten gelöscht oder anonymisiert werden. Eine Weitergabe an neue Arbeitgeber erfolgt grundsätzlich nicht.

Was tun, wenn die Einsicht in die Personalakte verweigert wird?

Wenn Unternehmen die Prüfung der Personalakte verweigern oder nur unvollständig gewähren, können Beschäftigte ihr Recht und ihren Anspruch durchsetzen. In einem ersten Schritt sollte der Anspruch schriftlich geltend gemacht und auf die gesetzliche Grundlage hingewiesen werden.

Führt dies nicht zum Erfolg, bestehen folgende Möglichkeiten:

• Betriebsrats oder einer Vertrauensperson einschalten,

• außergerichtliche Klärung oder Vermittlung,

• Klage vor dem Arbeitsgericht im Rahmen eines vereinfachten Verfahrens.

Arbeitnehmende haben zudem das Recht, falsche Informationen berichtigen oder unzulässig gespeicherte Informationen löschen zu lassen. Werturteile können zwar nicht entfernt werden, jedoch kann eine eigene Stellungnahme zum Personaldossier hinzugefügt werden.