Austrittsgespräche: wertvolle Einblicke gewinnen und Verbesserungsmaßnahmen ableiten
Mitarbeitende verlassen ein Unternehmen aus vielen Gründen. Manche wechseln für einen neuen Job, andere, weil sie sich nicht mehr wohlfühlen. Das Austrittsgespräch ist dann oft die letzte Chance, ehrliches Feedback zu bekommen, das du im Arbeitsalltag sonst kaum erhältst. Du erfährst, was gut läuft, wo es hakt und warum Menschen wirklich gehen. Diese Erkenntnisse sind für den Performance Management Prozess wertvoll. Denn nur wer versteht, warum Mitarbeitende gehen, kann Führung, Zusammenarbeit und Entwicklung gezielt verbessern.
In diesem Artikel erfährst du, warum Exit-Interviews für Unternehmen so wichtig sind und welche Fragen wirklich weiterhelfen. Außerdem zeigen wir dir, wie du das Feedback sinnvoll nutzt, um das Unternehmen langfristig attraktiver zu machen.
Der Artikel in einer Minute:
Austrittsgespräche liefern ehrliches Feedback: Mitarbeitende sprechen beim Abschied oft offener. So erkennst du versteckte Probleme in Kultur, Führung oder Prozessen.
Gute Vorbereitung entscheidet über den Nutzen: Ein neutraler Interviewender ist wichtig. Eine wertschätzende Kommunikation, Vertraulichkeit und ein strukturierter Fragebogen sorgen für Antworten, die wahre Erkenntnisse bringen.
Die richtigen Fragen machen den Unterschied: Stelle Fragen zu Austrittsgründen, Zusammenarbeit, Entwicklung und Verbesserungsmöglichkeiten. So kannst du konkrete Ansatzpunkte für Veränderungen ableiten.
Feedback wirkt nur, wenn du handelst: Werte die Aussagen systematisch aus, leite Maßnahmen ab und kommuniziere Verbesserungen – so stärkst du Vertrauen, Mitarbeiterbindung und dein Arbeitgeberimage.
Warum sind Austrittsgespräche für Unternehmen wichtig?
Austrittsgespräche (auch Exit-Interviews genannt) geben dir die Gelegenheit, ehrliches Feedback zu sammeln, was du bei anderen Feedback-Gesprächen oder Selbsteinschätzungen nicht bekommen würdest. Mitarbeitende sprechen oft offener, wenn sie wissen, dass sie bald gehen und keine Nachteile befürchten müssen. Die Aussagen geben dir wertvolle Hinweise, was im Unternehmen verbessert werden kann.
Unternehmen zeichnen sich aus und machen sich attraktiver, wenn sie sich mit den Gründen für das Ausscheiden einer Person auseinandersetzen, um die eigene Unternehmenskultur, -prozesse und -strukturen zu verbessern.
Vorteile auf einen Blick:
Ehrliche Gründe für das Ausscheiden. Du erkennst versteckte Probleme im Team oder in der Unternehmenskultur und erfährst die wahren Gründe für das Ausscheiden wie zum Beispiel die Suche nach besserer Work-Life-Balance, das Gehalt oder mangelnde Aufstiegsmöglichkeiten.
Verbesserung des Employer Brandings: Du verbesserst dein Arbeitgeberimage, weil ausscheidende Mitarbeitende einen positiven Eindruck mitnehmen.
Strategien zur Verbesserung einleiten: Du erhältst Hinweise, wie du Prozesse, Management und Arbeitsumfeld kontinuierlich verbessern kannst.
Einvernehmliches Ende: Ein Austrittsgespräch kann dazu beitragen, dass das Arbeitsverhältnis einvernehmlich endet. Empfehlungen oder eine spätere Wiedereinstellung von ehemaligen Mitarbeitenden werden wahrscheinlicher.
Du senkst die Fluktuation: Mit den Erkenntnissen aus den Gesprächen kannst du Strategien entwickeln, die die Moral erhöhen und dafür sorgen, dass leistungsstarke Teammitglieder im Unternehmen bleiben.
Außerdem liefern die gesammelten Erkenntnisse wertvolle Hinweise für HR-Strategien wie Mitarbeiterbindung, Führungskräfteentwicklung und Onboarding. So werden Austrittsgespräche zu einem wichtigen Werkzeug, um die Organisation langfristig erfolgreicher und attraktiver zu machen.
Beispiel: Ein Mitarbeiter verlässt die Marketingabteilung, weil er wenig Entwicklungsmöglichkeiten sieht. Dieses Feedback kann direkt in die Leistungsbeurteilung und in Fortbildungsangebote einfließen.
Wie bereitet man ein Austrittsgespräch vor und strukturiert es?
In der Regel findet das Exit-Interview in den letzten Tagen auf der Arbeit im Rahmen des Offboarding-Prozesses statt. Damit das Gespräch wertvolle Erkenntnisse liefert, braucht es etwas Vorbereitung:
Informiere den Mitarbeitenden im Voraus. Sag, warum das Gespräch stattfindet und dass alles vertraulich behandelt wird.
Wähle einen neutralen Interviewer. Idealerweise HR-Personal oder eine Person, die nicht die direkte Führungskraft ist. So fühlen sich Mitarbeitende wohler und sprechen offener.
Führe das Gespräch in einer privaten Umgebung. Ein ruhiger Raum fernab des Teams oder des Vorgesetzten fördert Offenheit.
Nutze einen standardisierten Fragebogen. So stellst du sicher, dass die Antworten vergleichbar sind und wichtige Themen nicht vergessen werden. Im besten Fall kann der Mitarbeitende bereits vor dem Exit-Interview den Fragebogen ausfüllen.
Plane das Gespräch kurz vor dem letzten Arbeitstag. Nachdem alle Referenzen oder Formalitäten erledigt sind, haben Mitarbeitende den Kopf frei für ehrliches Feedback.
Tipp: Es ist wichtig aktiv zu zu hören, bewerte nicht sofort und respektiere, wenn jemand etwas nicht teilen möchte. Ein wertschätzendes Gespräch motiviert, offen zu sein.
Welche Fragen werden bei einem Austrittsgespräch gestellt?
Die richtigen Fragen helfen dir, konkrete Einblicke zu gewinnen. Ein Fragebogen für ein Austrittsgespräch kann dabei als guter Leitfaden für das Gespräch dienen. Notiere dir die Antworten. In den Aussagen wirst du sicher Trends erkennen, wiederkehrende Probleme oder gute Praktiken herausfiltern können.
Fragen für den Austrittsgespräch-Fragebogen:
Schon gewusst? Mit Lucca HR-Software kann man direkt beim Mitarbeiter-Onboarding Workflows für das Mitarbeiter-Offboarding anlegen. Erstelle dafür am besten zusätzlich eine Umfrage über Lucca Performance.
Fehler, die du bei Austrittsgesprächen vermeiden solltest
Mit Kündigungs- oder Übergabegesprächen vermischen. Das solltest du unbedingt vermeiden. Ansonsten entsteht Unsicherheit und das Feedback wird oberflächlich.
Direkte Vorgesetzte teilnehmen lassen. Mitarbeitende sprechen freier, wenn keine Vorgesetzten dabei sind und sie keinen Druck spüren.
Fragebogen nicht anonymisieren. Anonymisiere unbedingt das Feedback aus dem Exit-Interview, bevor du es an das Management oder das Team weitergibst.
Unter Druck setzen. Den Mitarbeitenden im Gespräch unter Druck zu setzen oder unbedingt bestimmte Antworten zu erhalten, ist kontraproduktiv. Das Gespräch darf kein Verhör sein. Wenn etwas nicht gesagt werden möchte, dann ist das auch in Ordnung.
Feedback wird nicht ernst genommen. Ignoriertes Feedback kann Vertrauen zerstören und zukünftige Austrittsgespräche beeinflussen.
Wie du Erkenntnisse aus Austrittsgesprächen nutzen kannst?
Um die Erkenntnisse vergleichbar zu machen, ist es wichtig, dass du immer denselben Austrittsgesprächs-Fragebogen nutzt. Am besten integrierst du die Exit-Interviews als festen Bestandteil in den Offboarding-Prozess. Nur so kannst du die Ergebnisse systematisch auswerten und analysieren und Veränderungen bewirken.
So gehst du dabei am besten vor:
Immer den gleichen Fragebogen verwenden: um die Ergebnisse vergleichbar zu machen. Deshalb sollte der Fragebogen von Anfang an gut ausgearbeitet sein!
Daten auswerten: Trends erkennen, wiederkehrende Probleme identifizieren.
HR-Strategien anpassen: Bindungsprogramme, Führungskräfteentwicklung, Prozessoptimierungen gezielt einsetzen.
Richtlinien überprüfen: Auf Basis von Feedback kannst du Anpassungen vornehmen, um die Zufriedenheit zu erhöhen und die Fluktuation zu senken.
Rückmeldung geben: Mitarbeitende im Team wissen lassen, dass ihr Feedback gehört wird („closing the feedback loop“).
Employer Branding stärken: das Unternehmen zeigt, dass es auf das Feedback reagiert – das zieht neue Talente an.
Praxisbeispiel: Nach mehreren Austrittsgesprächen stellst du fest, dass die Einarbeitung neuer Mitarbeitender zu kurz ist. Daraufhin wird das Onboarding verbessert, Schulungen ergänzt und das Feedback wird im Team kommuniziert – die Fluktuation sinkt.
Häufig gestellte Fragen
Am besten HR oder ein neutraler Interviewer, kurz vor dem letzten Arbeitstag. Direkte Vorgesetzte sollten nur in Ausnahmefällen dabei sein.
Ein Austrittsgespräch sollte in der Regel 30 bis 60 Minuten dauern. Das gibt genug Zeit für offene Fragen und ehrliche Antworten, ohne den Mitarbeitenden zu überfordern. Wichtig ist weniger die genaue Dauer, sondern dass das Gespräch ruhig, wertschätzend und ohne Zeitdruck geführt wird.
Normalerweise werden Fragen zu Austrittsgründen, Arbeitsumfeld, Team und Führung, Aufgaben, Weiterbildung, Verbesserungsvorschlägen und Empfehlungen gestellt. Ein standardisierter Fragebogen für das Exit-Gespräch hilft, nichts zu vergessen.
Das Feedback aus dem Austrittsgespräch sollte im Unternehmen immer vertraulich behandelt werden. Anonymisiere die Rückmeldungen, bevor du sie intern weitergibst, damit sich keine einzelnen Personen erkennen lassen. Anschließend wertest du die Aussagen gesammelt aus, um Trends und wiederkehrende Themen zu erkennen, statt einzelne Meinungen herauszugreifen.
Auf dieser Basis solltest du konkrete Maßnahmen ableiten und diese auch umsetzen, zum Beispiel Anpassungen in Prozessen, Führung oder Kommunikation. Wichtig ist außerdem, die Ergebnisse und geplanten Verbesserungen transparent zu kommunizieren. So zeigst du, dass das Feedback ernst genommen wird und sich daraus echte Veränderungen ergeben.