Praktische Vorlagen fürs Onboarding neuer Mitarbeiter

Für den ersten Eindruck gibt es keine zweite Chance, weshalb ein strukturiertes und gutes Onboarding entscheidend ist. Wie neue Teammitglieder aufgenommen werden, sagt viel über die Unternehmenskultur aus. 

In diesem Artikel zeigen wir dir die Best Practices, welche Phasen ein erfolgreiches Onboarding umfasst, welche Elemente eine Vorlage enthalten sollte und wie dir HR-Software beim Onboarding mit Vorlagen hilft.

Der Artikel in einer Minute

• Onboarding startet vor dem ersten Arbeitstag: Eine gute Vorbereitung im Preboarding sorgt dafür, dass sich neue Mitarbeitende willkommen fühlen und schneller produktiv sein können.

• Eine Onboarding-Vorlage gibt Struktur und spart Zeit: Checklisten, klare Zeitpläne und feste Verantwortlichkeiten helfen HR, Führungskräften und neuen Mitarbeitenden, nichts zu vergessen.

• Gute Templates decken alle Phasen ab: Vom Preboarding über den ersten Tag bis zu den ersten 90 Tagen im Unternehmen – inklusive Einarbeitung, Kultur und Feedback.

• HR-Software automatisiert das Onboarding und sorgt für klare Checklisten
  E-Mail-Vorlagen können angepasst und versendet werden, Verantwortlichkeiten sind klar verteilt und alle Beteiligten sehen jederzeit, was als Nächstes ansteht.

• Vorlagen wirken nur, wenn du sie anpasst: Passe Inhalte der Onboarding-Vorlagen an Rolle, Teamgröße, Arbeitsmodell und Kompetenzmanagement an und verbessere sie regelmäßig mit Feedback aus der Praxis.
  

Was ist Onboarding und warum ist es wichtig?

Onboarding bedeutet auf deutsch wörtlich „an Bord nehmen“ und beschreibt den Prozess der Einarbeitung und Integration neuer Mitarbeitender in ein Unternehmen. 

Onboarding ist mehr als das Ausfüllen von Formularen am ersten Arbeitstag. Es ist ein strukturierter Prozess, der neue Mitarbeitende sowohl fachlich als auch in die Unternehmenskultur einführt. Ziel ist, dass sie ihre Rolle klar verstehen, sich schnell zurechtfinden, sich wohlfühlen und motiviert bleiben.

Studien zeigen, dass ein gutes Onboarding die Mitarbeiterbindung deutlich erhöht. Laut der Haufe Onboarding Studie gaben 21 Prozent der Befragten an, dass neue Mitarbeitende das Unternehmen schnell wieder verlassen haben, weil es kein professionelles Onboarding gab. 

Interessant ist auch, dass 36 Prozent der Befragten frühe Kündigungen tätigten und zwar noch vor dem ersten Arbeitstag – also zu einem Zeitpunkt, bei der das neue Teammitglied das Unternehmen noch gar nicht kennengelernt hat.

Wichtig zu wissen: Onboarding beginnt nicht erst am ersten Tag. Preboarding, also die Vorbereitung vor dem Start, sorgt dafür, dass neue Mitarbeitende direkt produktiv sein können und sich wahrgenommen fühlen. Und es endet auch nicht nach der ersten Woche – die Integration dauert oft mehrere Monate.

Was sollte eine Onboarding-Vorlage enthalten?

Eine gute Vorlage hilft dir, alle Schritte strukturiert zu planen und niemanden oder etwas zu übersehen – egal, ob es die Personalabteilung, die Führungskräfte oder den neuen Mitarbeitenden betrifft. Mit einer Vorlage und Checkliste hast du für den Start alles im Blick.

Hier sind die zentralen Elemente:

• Checkliste der Aufgaben: Wer muss was erledigen? HR, Führungskräfte oder der neue Mitarbeitende?

• Zeitplan: Preboarding, erster Tag, erste Woche, erstes Quartal

• Verantwortliche Personen: Wer ist für welche Aufgabe zuständig?

• Rollen- und kulturspezifische Trainings: Einführung in Tools, Prozesse und Unternehmenskultur

• Feedback- und Check-in-Punkte: Regelmäßige Rückmeldungen einplanen

Info: Diese Tabelle lässt sich leicht für verschiedene Rollen oder remote Mitarbeitende anpassen.

Wo finde ich praktische Onboarding-Vorlagen?

Es gibt viele Quellen für kostenlose, anpassbare Vorlagen:

• HR-Plattformen & Software-Anbieter: Viele Tools haben Templates integriert und stellen die Möglichkeit für automatisierte Abläufe und E-Mails zur Verfügung. Mit dem Onboarding-Modul von Lucca kannst du deinen Onboarding-Prozess automatisieren und effizienter gestalten, ohne dass du etwas oder jemanden vergisst.

• Branchen-Blogs & Ressourcen-Hubs: Hier findest du Checklisten und Tipps aus der Praxis.

• Open-Source & Community-Templates: Manche HR-Communities teilen ihre Vorlagen kostenlos. Auch auf Canva findest du Onboarding Vorlagen. Sie lassen sich flexibel an euer Onboarding-Konzept anpassen.
  

Tipps wie du deine Onboarding-Vorlage anpasst

• Unternehmensgröße berücksichtigen: Kleine Teams brauchen kompaktere Checklisten, große Teams detailliertere.

• Rollenabhängige Anpassung: Vertrieb, IT oder Marketing haben unterschiedliche Trainingsbedarf.

• Flexibel bleiben: Prüfe regelmäßig, welche Schritte funktionieren und welche verbessert werden müssen.

• Feedback einholen: Neue Mitarbeitende und Führungskräfte können wertvolle Hinweise geben.
  

Wie kann Lucca Software beim Onboarding helfen?

Das Onboarding-Modul innerhalb der Core HR-Funktion von Lucca sorgt für eine reibungslose Einarbeitung von zukünftigen Mitarbeitenden. Es besteht aus 2 Teilen: dem Formular für die Personalakte und der Checkliste für Onboarding-Aufgaben.

Die Personalakte

In der Zeit zwischen der Unterzeichnung des Arbeitsvertrags und der Ankunft eines neuen Teammitglieds tauscht die Personalabteilung E-Mails mit den zukünftigen Mitarbeitenden aus, um Informationen (Bankkontodaten, IBAN, Adresse usw.) abzufragen.

Tipp: Mit dem Onboarding-Modul von Lucca können Sie diesen Schritt automatisieren, indem Sie eine E-Mail an die Mitarbeitenden mit einem Link zum Formular zur enthält. So kann er die wichtigsten Informationen gleich selbst in die Personalakte eintragen.

Aufgaben Checkliste für effektives Onboarding

Um neue Mitarbeitende im Unternehmen zu begrüßen, müssen viele Menschen koordiniert werden. Im Lucca Onboarding-Modul kannst du alle wichtigen Onboarding-Aufgaben definieren, anlegen, zuweisen und überwachen, um ein gutes Ankommen der neuen Teammitglieder zu gewährleisten.

Einige Aufgaben finden vor dem Eintreffen der Mitarbeitenden statt (Daten zur Anmeldung bei der Sozialversicherung, Kauf eines PCs, etc.). Andere müssen am Tag der Ankunft durchgeführt werden (Besuch des Betriebsgeländes, Schulung, etc.). Es gibt auch Aufgaben, die in den Monaten nach der Ankunft zugewiesen werden können, um ein gutes Onboarding sicherzustellen (30-Tage-Check, etc.).