Die EU-Entgelttransparenzrichtlinie verpflichtet Unternehmen, unbegründete Gehaltsunterschiede zwischen Frauen und Männern bei gleicher oder gleichwertiger Arbeit zu dokumentieren.
Eine Tabellenkalkulation oder eine reine Lohnabrechnungssoftware stößt dabei schnell an Grenzen. Anders eine Software für Entgelttransparenz, die in deine HR-Software integriert ist, also in die Plattform, die alle HR-Prozesse eines Unternehmens zentralisiert.
Dieser Leitfaden zeigt dir die verschiedenen Lösungstypen, die Funktionen, die du verlangen solltest, und einen Vergleich wichtiger Tools am deutschen Markt.
Der Artikel in 1 Minute
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Es gibt drei Lösungstypen: umfassende HR-Software, Vergütungsmodul oder spezialisiertes Pay-Equity-Tool. Die Wahl hängt von deiner Größe und deiner bestehenden Systemlandschaft ab.
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Excel reicht nicht mehr: Die Richtlinie 2023/970 verlangt ab einigen Dutzend Beschäftigten ein verlässliches, nachvollziehbares und belastbares Reporting.
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Acht Funktionen sind empfehlenswert, darunter zentrale Daten, Jobarchitektur, automatisiertes Reporting und das Erkennen von Unterschieden.
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Laut German Business Panel hat sich erst rund jedes fünfte Unternehmen intensiv mit den Transparenzpflichten beschäftigt.
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Lucca, Personio, SAP SuccessFactors, Workday und beqom passen zu sehr unterschiedlichen Unternehmensprofilen.
Die verschiedenen Lösungen für Entgelttransparenz
Es gibt nicht die eine Software für Entgelttransparenz, sondern mehrere Tooltypen mit unterschiedlichem Umfang. Die richtige Wahl hängt von deiner Unternehmensgröße, deiner Datenreife und deinen vorhandenen Tools ab.
Die umfassende HR-Software
Eine umfassende HR-Software bündelt an einem Ort Vergütungsdaten, Stellen, Kompetenzen und oft angrenzende HR-Prozesse wie Urlaub, Abwesenheiten und Mitarbeitergespräche.
Für Unternehmen mit vielfältigen Belegschaften und Anforderungen, unabhängig von ihrer Größe, schafft diese Zentralisierung ein solides Fundament für Compliance, statt sie später aus verstreuten Daten zu rekonstruieren.
Größte Einschränkung: Die Lohnabrechnung läuft oft über ein eigenes Tool, zum Beispiel DATEV, das angebunden werden muss.
Das Vergütungsmodul
Ein Modul für Vergütungsmanagement ist darauf ausgelegt, an eine bestehende HR-Software angedockt zu werden. Es steuert Gehaltsrunden und die Analyse von Unterschieden. Je nach Anbieter kann es auch Leistungsdaten aus der HR-Software nutzen, um Unterschiede zu objektivieren.
Diese Option passt zu Unternehmen, deren HR-Software die Vergütung noch nicht abdeckt und die kein komplett neues HR-Software-Projekt starten wollen.
Größte Einschränkung: Es muss mit HR-Software und Lohnabrechnung verbunden bleiben, um Datensilos zu vermeiden.
Das spezialisierte Pay-Equity-Tool
Manche Plattformen konzentrieren sich ausschließlich auf die Berechnung von Unterschieden, die Zerlegung der Ursachen und das gesetzliche Reporting.
Diese Option passt zu Unternehmen, die schnell auf die gesetzlichen Anforderungen reagieren wollen, ohne ein komplettes HR-Software-Projekt anzustoßen. Die Anbindung an das HR-System kann dann in einem zweiten Schritt folgen.
Größte Einschränkung: Es muss in die HR-Software integriert werden, damit die Kennzahl nicht isoliert bleibt.
Wichtig: In allen drei Fällen gilt: HR-Software und Lohnabrechnung schließen sich nicht aus, sie ergänzen sich. Die Lohnabrechnung hält die Rohdaten der Gehälter, die HR-Software strukturiert sie.
Warum eine in die HR-Software integrierte Lösung?
Was die Richtlinie genau vorsieht
Die Richtlinie (EU) 2023/970 beschränkt sich nicht auf ein Lohnabrechnungsreporting. Sie zielt auf unbegründete Gehaltsunterschiede zwischen Frauen und Männern bei gleicher oder gleichwertiger Arbeit, bewertet anhand vier objektiver Kriterien: Kompetenzen, Belastungen, Verantwortung und Arbeitsbedingungen. Unternehmen müssen Unterschiede zwischen vergleichbaren Stellen anhand dieser Kriterien begründen können.
Viele Unternehmen stehen noch am Anfang. Laut einer Umfrage des German Business Panel der Universität Mannheim hat sich nur rund jedes fünfte Unternehmen näher mit den Transparenzpflichten beschäftigt. 26,8 % haben noch nie von der Richtlinie gehört.
Ein Ansatz nur über die Lohnabrechnung stößt schnell an Grenzen. Lohnabrechnungssoftware berechnet ein Gehalt und erstellt eine Abrechnung. Sie bewertet aber selten Stellen nach Gleichwertigkeit, erkennt keine Unterschiede und speichert keine Begründungen. Die Vergütungsdaten bleiben dann verteilt auf Lohnabrechnung, Excel-Dateien und informelle Absprachen, ohne klare Jobarchitektur und ohne nachvollziehbare Entscheidungen.
Die Integration in die HR-Software ist eine Möglichkeit, diesen Bedarf zu decken:
Die HR-Plattform strukturiert Stellen und Kompetenzen.
Die Lohnabrechnung liefert die Rohzahlen.
Eine Analyse-Engine verknüpft beides und macht Unterschiede sichtbar.
Natürlich ist das nicht die einzige mögliche Architektur. Manche Plattformen bündeln Stellen, Kompetenzen und Analyse bereits in einem Tool, und die Funktionen unterscheiden sich je nach Anbieter deutlich.
Gut zu wissen: Die Richtlinie stärkt die Beweislastregeln. Legt eine beschäftigte Person Tatsachen vor, die eine Diskriminierung vermuten lassen, muss das Unternehmen beweisen, dass der Unterschied auf objektiven Kriterien beruht. In Deutschland gilt das nach § 22 AGG schon heute. Neu ist ein zweiter Mechanismus: Hat das Unternehmen seine Transparenzpflichten verletzt, kann sich die Beweislast allein deshalb umkehren. In beiden Fällen erleichtern zentrale und nachvollziehbare Daten den Nachweis.
Die Grenzen von Excel und der Nutzen der HR-Software
Eine Tabellenkalkulation kann für eine erste Analyse bei sehr kleiner Belegschaft genügen. Sie garantiert aber weder Zuverlässigkeit noch Nachvollziehbarkeit noch laufende Aktualisierung, also genau das, was ein belastbares Reporting braucht.
Drei Gründe erklären diese Grenzen:
Die Daten sind verstreut: ein Teil in der Lohnabrechnung, ein Teil in HR-Dateien, ein Teil im Kopf der Führungskräfte. Ohne zentrale Datenbank ist ein verlässlicher Vergleich gleichwertiger Stellen schwierig.
Die Nachvollziehbarkeit ist begrenzt: Excel kann je nach Umgebung einen Versionsverlauf speichern, der aber selten strukturiert oder kontextualisiert ist. Gerade diese feine Nachvollziehbarkeit wird für den Nachweis nach der Richtlinie wichtig.
Die Aktualisierung erfolgt nicht automatisch: Jede Änderung von Gehalt, Stelle oder Status muss manuell nachgetragen werden. Mit wachsender Belegschaft steigt das Fehlerrisiko.
Gut zu wissen: Eine HR-Software mit Schnittstelle zur Lohnabrechnung, etwa zu DATEV, vermeidet doppelte Eingaben und sichert die Datenkonsistenz langfristig.
Mit Lucca Compensation gestaltest du deine Gehaltspolitik kontrolliert und transparent
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Plane Gehaltsrunden im Einklang mit deinem Budget und deinen internen Regeln.
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Unterstütze deine Führungskräfte mit einem vollständigen Überblick über den Kontext jeder Person.
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Behalte Gehaltsunterschiede und Entgeltstrukturen im Blick, um gesetzlichen Anforderungen gerecht zu werden.
Vergleich der wichtigsten Lösungen für Entgelttransparenz
Hier ist ein Vergleich von fünf Lösungen für unterschiedliche Unternehmensprofile.
| Lösung | Typ | Vorteil für Entgelttransparenz | Einschränkung | Ideales Profil |
|---|---|---|---|---|
| Lucca | Modulare HR-Software, vorbereitende Lohnabrechnung | Modul für Gehaltsrunden, automatisierte Berichte zu unbegründeten Unterschieden, Vergütungsbenchmark | Keine eigene Lohnabrechnung: Daten werden vorbereitet und an ein Lohnabrechnungstool exportiert (z. B. DATEV) | Unternehmen, die ihre Vergütungsstrategie strukturieren wollen, ohne ihre Lohnabrechnung zu wechseln |
| Personio | HR-Software für KMU | Integrierter Bericht zum Gender Pay Gap, basierend auf den Anforderungen der EU-Richtlinie | Tiefe der Vergütungssteuerung je nach Paket prüfen | KMU, die HR-Prozesse in einer Plattform bündeln wollen |
| SAP SuccessFactors | HR-Suite für Konzerne | Vergütungsplanung als Teil einer globalen HCM-Suite | Komplexe Einführung, für KMU oft überdimensioniert | Große Unternehmen, oft mit bestehender SAP-Landschaft |
| Workday | Globale HR-Suite | KI-gestützte Pay-Equity-Analyse | Setzt Workday HCM voraus | Unternehmen, die bereits Workday nutzen |
Lucca
Lucca bietet ein Vergütungsmodul mit folgenden Funktionen:
Erfassung variabler Lohnbestandteile,
fachliche Berichte,
Gehaltsrunden,
individuelle Übersicht jeder beschäftigten Person,
Export in die Lohnabrechnung.
Das Modul enthält einen Marktbenchmark, filterbar nach Standort, Branche und Unternehmensgröße. Gehaltsbänder und das Monitoring der Beschäftigten werden ebenfalls integriert.
Einschränkung: Die Lohnabrechnung wird nicht nativ berechnet. Sie wird über Schnittstellen oder API an ein externes Tool angebunden, etwa DATEV.
Ideales Profil: Unternehmen, die ihre Vergütungsstrategie strukturieren und ihre Unterschiede dokumentieren wollen, ohne die Lohnabrechnungssoftware zu wechseln.
Personio
Personio ist eine in Deutschland weit verbreitete HR-Software für kleine und mittlere Unternehmen. Im Bereich Analysen bietet sie einen Compliance-Bericht zum Gender Pay Gap mit Automatisierungen, die auf den Anforderungen der EU-Richtlinie basieren.
Einschränkung: Wie tief Gehaltsbänder, Gehaltsrunden und Begründungen abgebildet werden, solltest du je nach Paket prüfen.
Ideales Profil: KMU, die zentrale HR-Prozesse in einer Plattform bündeln wollen.
SAP SuccessFactors
SAP SuccessFactors ist eine HCM-Suite für große Organisationen. Das Vergütungsmodul unterstützt Vergütungsplanung und Gehaltsrunden innerhalb der Suite.
Einschränkung: Die Einführung ist aufwendig und lohnt sich vor allem für große Unternehmen.
Ideales Profil: Konzerne und große Mittelständler, oft mit bestehender SAP-Landschaft.
Workday
Workday bietet einen zentralen Bereich für Pay Equity mit:
vorkonfigurierten Berichten und Dashboards,
einer KI-gestützten Engine zur Berechnung von Gehaltsgerechtigkeit,
automatisierter Zusammenführung von Workday- und externen Daten.
Einschränkung: Das Modul ergänzt die Workday-Suite. Du musst Workday Human Capital Management bereits nutzen.
Ideales Profil: Bestehende Workday-Kunden, die Pay Equity ergänzen wollen, ohne die HR-Software zu wechseln.
beqom
beqom ist eine spezialisierte Plattform für Vergütungsmanagement. 2023 übernahm das Unternehmen PayAnalytics, eine Lösung zur Analyse von Gehaltsunterschieden.
Einschränkung: beqom ist keine HR-Software und muss an ein bestehendes System angebunden werden.
Ideales Profil: Große Unternehmen mit komplexen Vergütungsstrukturen, die ein spezialisiertes Tool suchen.
Wie wählst du deine Software für Entgelttransparenz aus?
Die 8 wichtigsten Funktionen
Diese acht Funktionen sollte die gewählte Software bieten, um deine Compliance wirklich abzusichern:
| Nützliche Funktion | Anforderung, die sie abdeckt |
|---|---|
| Jobarchitektur, Kompetenzmodell, Gehaltsbänder | Vergütungskriterien und Gehaltsniveaus strukturieren |
| Zentrale Daten zu Vergütung, Stelle, Level, Geschlecht und Betriebszugehörigkeit | Verlässliche Daten zu Vergütung und Stellen |
| Automatisiertes Reporting der durchschnittlichen und medianen Unterschiede pro Kategorie | Gehaltsunterschiede messen |
| Erkennen von Unterschieden ab 5 % | Unterschiede identifizieren, die eine vertiefte Analyse brauchen |
| Gehaltsrunden und Historie der Entscheidungen | Vergütungsentscheidungen dokumentieren |
| Schnittstelle zu Lohnabrechnung und anderen HR-Systemen | Datenzugriff und Aktualisierung erleichtern |
| Nachvollziehbarkeit von Änderungen und Entscheidungen | Historie der Daten und Entscheidungen bewahren |
| Rechteverwaltung und DSGVO-Konformität | Vergütungsdaten schützen |
Diese acht Funktionen sollten nativ vorhanden oder nativ miteinander verbunden sein. Sie aus mehreren verknüpften Excel-Dateien zusammenzubasteln, heißt, mit mehr Risiko nachzubauen, was eine integrierte Software automatisch erledigt.
Gut zu wissen
Lucca bietet eine kostenlose Schulung zur Entgelttransparenz an, die die vier wichtigsten Handlungsfelder bis 2027 erklärt.
Auswahlkriterien: 6 Fragen, die du dir stellen solltest
Stell dir bei der Auswahl deiner Software für Entgelttransparenz die richtigen Fragen:
Verknüpft das Tool wirklich Vergütung, Stelle und Kompetenzen, oder speichert es nur Personalakten?
Erstellt es ein gesetzeskonformes Reporting und warnt es automatisch bei Unterschieden ab 5 %?
Ist es nativ mit deiner Lohnabrechnung verbunden, etwa DATEV, um doppelte Eingaben zu vermeiden?
Ist es DSGVO-konform, mit feiner Rechteverwaltung und einer Historie der Gehaltsentscheidungen?
Läuft es als SaaS, mit gesetzlichen Updates ohne aufwendiges IT-Projekt?
Unterstützt dich der Anbieter beim Aufbau der Jobarchitektur?
Gut zu wissen: Halte diese Kriterien in einem Lastenheft fest. So vermeidest du, eine Lösung nur nach ihrer Oberfläche auszuwählen.
Die 5 häufigsten Fehler bei der Auswahl
| Fehler | Warum das riskant ist |
|---|---|
| Lohnabrechnung mit Software für Entgelttransparenz verwechseln | Die Lohnabrechnung berechnet Gehälter. Sie bewertet keine Stellen nach Gleichwertigkeit und erkennt keine Unterschiede. Lohnabrechnung allein reicht nie. |
| Ein Pay-Equity-Tool ohne Integration in die HR-Software wählen | Eine isolierte Kennzahl, abgekoppelt von den übrigen HR-Daten, schafft ein neues Silo, statt eines aufzulösen. |
| Die Qualität der Jobarchitektur vernachlässigen | Ohne verlässliche Stellenbewertung lassen sich gleichwertige Situationen nicht vergleichen. |
| Das Change Management ignorieren | Ein leistungsstarkes Tool, das Führungskräfte nicht nutzen, liefert keine verlässlichen Daten. Schulung und Begleitung zählen genauso viel wie Funktionen. |
| Die Compliance auf nach dem Stichtag verschieben | Ein unter Zeitdruck erstelltes Reporting hält im Streitfall nicht stand. |
Praxisbeispiel: ein Mittelständler mit 100 Beschäftigten bereitet sich auf Entgelttransparenz vor
Nehmen wir ein mittelständisches Unternehmen mit 100 Beschäftigten. Ab dieser Schwelle sieht die Richtlinie regelmäßige Berichte über Gehaltsunterschiede vor. Hier ist ein realistischer Fahrplan über 90 Tage.
Woche 1 bis 2: Daten zentralisieren
Das HR-Team erfasst die vorhandenen Daten (Grundgehalt, Prämien, Benefits, Betriebszugehörigkeit, Stellenlevel) und ermittelt, wo sie liegen: Lohnabrechnung, teilweise HR-Software, Excel-Dateien. Diese Übersicht deckt meist Inkonsistenzen auf, die vor jeder Analyse korrigiert werden müssen.
Woche 3 bis 6: Die Jobarchitektur aufbauen
Die Stellen werden anhand der vier Kriterien der Richtlinie (Kompetenzen, Belastungen, Verantwortung, Arbeitsbedingungen) eingeordnet. So vergleichst du gleichwertige Arbeit statt bloßer Stellenbezeichnungen.
Woche 7 bis 8: Lohnabrechnung und HR-Software verbinden
Die gewählte Software wird eingerichtet und mit der Lohnabrechnung verbunden, damit Vergütungsdaten ohne manuelle Eingabe fließen.
Woche 9 bis 10: Erste Analysen starten
Die HR-Software berechnet durchschnittliche und mediane Unterschiede pro Kategorie und markiert Fälle über 5 %. Die Führungskräfte dokumentieren die objektiven Kriterien, die jeden begründeten Unterschied erklären.
Woche 11 bis 12: Kommunikation und Vorstellung im Betriebsrat
Die Ergebnisse werden mit den Führungskräften geteilt und anschließend dem Betriebsrat vorgestellt. Er hat schon heute ein Einsichtsrecht in die Bruttolohn- und -gehaltslisten (§ 80 Abs. 2 BetrVG). Danach entsteht ein Korrekturplan für unbegründete Unterschiede.
Häufige Fragen zur Software für Entgelttransparenz
Bei dieser Größe zählt vor allem, die Zahl der Tools gering zu halten. Eine HR-Software, die Stellen, Kompetenzen und Vergütungsdaten zentralisiert und nativ mit der Lohnabrechnung verbunden ist, passt besser als ein spezialisiertes, aber isoliertes Pay-Equity-Tool. Wichtig ist, dass das Tool Stellen nach gleichwertiger Arbeit einordnen und Unterschiede berechnen kann, nicht nur Personalakten speichert.
Selten über einige Dutzend Beschäftigte hinaus. Eine Tabellenkalkulation garantiert weder die Zuverlässigkeit noch die Nachvollziehbarkeit noch die laufende Aktualisierung, die die Richtlinie verlangt. Außerdem liefert sie im Streitfall keinen belastbaren Nachweis. Mit der gestärkten Beweislast wird Nachvollziehbarkeit zu einem echten rechtlichen Schutz.
Nein, der Text schreibt keine Software vor. Die Pflichten machen eine manuelle Verwaltung aber unhaltbar, sobald die Belegschaft einige Dutzend Personen übersteigt. In der Praxis wird eine HR-Software oder ein integriertes Vergütungsmodul zur Startvoraussetzung.
