Wie führst du Entgelttransparenz in deinem Unternehmen ein?

Erst rund jedes fünfte Unternehmen in Deutschland hat sich näher mit den Pflichten der EU-Entgelttransparenzrichtlinie beschäftigt.

Dabei gehen die Anforderungen weit über Gehaltsspannen in Stellenanzeigen hinaus. Die Richtlinie verlangt:

• HR-Daten zuverlässig machen,

• die Vergütungsstrategie strukturieren,

• Gehaltsunterschiede messen,

• Praktiken weiterentwickeln.

Eine Software für Entgelttransparenz kann diesen Weg teilweise erleichtern, reicht aber nicht aus. Entgelttransparenz beruht vor allem auf einer Methode und einer schrittweisen Weiterentwicklung deiner HR-Prozesse.

HR- und Vergütungsdaten strukturieren

Bevor du Gehaltsunterschiede analysierst, brauchst du verlässliche und ausreichend strukturierte HR-Daten. Eine Studie von Lucca bei 4.500 Unternehmen in Frankreich und 132 HR-Verantwortlichen* zeigt, wie groß die Lücke oft ist:

• 90 % der Gehaltsentscheidungen sind nicht in der HR-Software dokumentiert.

• 40 % der Beschäftigten haben keine formalisierte Leistungsbeurteilung.

Unter diesen Bedingungen lassen sich Gehaltsunterschiede kaum objektivieren.

Erster Schritt: eine verantwortliche Person benennen. Eine Ansprechperson für Entgelttransparenz bringt die Beteiligten zusammen, beschleunigt Entscheidungen und steuert das Projekt.

Zweiter Schritt: die Daten kartografieren. Erfasse, welche HR-Daten du brauchst (Vergütungsbestandteile und Daten zu den Beschäftigten). So erkennst du, welche Daten vorhanden sind, welche fehlen und welche zuverlässiger oder einheitlicher werden müssen.

Dritter Schritt: die Daten zentralisieren. Eine in die HR-Software integrierte Lösung für Entgelttransparenz bündelt diese Informationen, erleichtert ihre Aktualisierung und vereinfacht ihre Verknüpfung. Ziel ist eine strukturierte Basis, um Unterschiede zu messen, ihre Ursachen zu verstehen und ihre Entwicklung zu verfolgen.

Eine klare Vergütungsstrategie formalisieren

Viele Unternehmen haben Strukturen auf dem Papier, die im Alltag nicht ankommen. Laut Deel geben 78 % der Unternehmen an, klar definierte Gehaltsspannen zu haben. Aber nur 46 % der Beschäftigten nehmen ihr Unternehmen als transparent wahr.

Sind die Daten strukturiert, geht es im zweiten Handlungsfeld darum, den Rahmen für Vergütungsentscheidungen zu formalisieren. Entgelttransparenz setzt voraus, dass du erklären kannst, nach welchen Kriterien Gehälter festgelegt werden und wie sie sich entwickeln.

Die Formalisierung der Vergütungsstrategie beruht auf drei Bausteinen:

Diese drei Bausteine ergänzen sich in einer logischen Reihenfolge:

1. Die Jobarchitektur ist das Fundament der Vergütungsstrategie.

2. Gehaltsspannen und Regeln werden passend zu den Levels der Organisation festgelegt.

3. Die Kompetenzmatrix vervollständigt diesen Rahmen.

Du musst nicht alles neu erfinden. Gibt es einzelne Elemente schon, geht es vor allem darum zu prüfen, ob sie stimmig, aktuell und tatsächlich in Gehaltsentscheidungen genutzt werden.

Hast du einen Betriebsrat? Bei Entgeltgrundsätzen und Beurteilungsgrundsätzen bestimmt er mit (§§ 87, 94 BetrVG). Bezieh ihn früh ein.

Der Rahmen schafft einen gemeinsamen Bezugspunkt, um Gehälter nicht mehr von Fall zu Fall festzulegen.

Entgeltgleichheit messen und steuern

In Deutschland verdienen Frauen auch bei vergleichbarer Tätigkeit, Qualifikation und Erwerbsbiografie 6 % weniger pro Stunde als Männer (Destatis, 2025). Ist die Vergütungsstrategie formalisiert, wird die Aufgabe operativ: Entgeltgleichheit dauerhaft steuern.

Die zentrale Phase: Vergütungen zwischen Beschäftigten mit gleichwertiger Arbeit vergleichen. Zeigt sich in einer Beschäftigtengruppe ein Unterschied von mindestens 5 %, muss er durch objektive, geschlechtsneutrale Kriterien begründet werden. Andernfalls sieht die Richtlinie eine gemeinsame Entgeltbewertung mit der Arbeitnehmervertretung und Korrekturmaßnahmen vor.

Für jeden erkannten Unterschied musst du also nachvollziehen können, was zur Gehaltsentscheidung geführt hat: Verantwortung, Kompetenzen, Erfahrung, Leistung oder Entwicklung der Stelle. Deshalb ist es so wichtig, Entscheidungen zu dokumentieren und ihre Historie aufzubewahren.

Diese Analyse fließt dann in eine Gehaltsrunde ein. Sie gleicht die Vergütungen mit den festgelegten Regeln ab, erkennt anhaltende Unterschiede und entscheidet bei Bedarf über Anpassungen.

Mit der Analyse ist es nicht getan. Du musst Unterschiede über die Zeit verfolgen und ihren Abbau in die laufende Steuerung deiner Vergütungsstrategie einbauen.

Kommunizieren und Praktiken weiterentwickeln

Laut Deel erwarten 62 % der Unternehmen und 69 % der Beschäftigten durch mehr Lohntransparenz Diskussionen und Spannungen im Team. Die Einführung erfordert deshalb auch, Teams zu begleiten und Praktiken zu vereinheitlichen.

Im Recruiting fließen die neuen Regeln von Anfang an ein: Information über die Entgeltspanne und keine Frage mehr nach dem bisherigen Gehalt.

Intern müssen die Beschäftigten die Regeln ihrer Vergütung und Entwicklung verstehen. Führungskräfte müssen geschult werden, damit sie die Vergütungsstrategie anwenden, Fragen beantworten und Gehaltsentscheidungen einheitlich erklären können.

Entgelttransparenz beruht nicht nur auf einem guten Rahmen, sondern auch darauf, wie er im Alltag gelebt wird, in Gesprächen und Führungsentscheidungen.

Die richtigen Tools nutzen

Entgelttransparenz bringt mehrere HR-Themen zusammen: Beschäftigtendaten, Jobarchitektur, Vergütung, Leistung, Recruiting und Kommunikation. Die richtigen Tools helfen, diese Informationen zu bündeln und stimmig zu halten.

Um die beste Software für Entgelttransparenz oder die passende HR-Software-Integration zu finden, schau dir die Funktionen für jede Phase an:

Bei Lucca zum Beispiel decken mehrere Lösungen der HR-Plattform diese Bedürfnisse ab. Du stellst deine HR-Landschaft nach deinen Prioritäten zusammen und erweiterst sie mit der Zeit.