Zwischenzeugnis: Anspruch, Aufbau und Formulierungen

Ein Zwischenzeugnis wird häufig erst dann zum Thema, wenn sich im Unternehmen etwas verändert: eine neue Führungskraft, ein interner Wechsel, eine längere Abwesenheit oder erste Gespräche über die berufliche Weiterentwicklung. Für HR-Teams sind solche Zeugnisse deshalb mehr als reine Formalität. Inhalt, Formulierungen und Zeitpunkt können später entscheidend dafür sein, wie Leistungen bewertet und Entwicklungen nachvollzogen werden.

In der Praxis können dabei schnell Unsicherheiten entstehen: Wann besteht überhaupt Anspruch auf ein Zwischenarbeitszeugnis? Welche Unterschiede gibt es zum klassischen Arbeitszeugnis? Welche Formulierungen gelten als üblich – und worauf sollten HR-Verantwortliche achten, um Missverständnisse oder spätere Konflikte zu vermeiden?

Zwischenzeugnis: Was es ist und wie es sich vom Arbeitszeugnis unterscheidet

Ein Zwischenzeugnis oder Zwischenarbeitszeugnis wird während eines laufenden Arbeitsverhältnisses ausgestellt und hält den aktuellen Stand von Aufgaben, Leistungen und Verhalten einer/einer Mitarbeitenden fest. Anders als ein klassisches Arbeitszeugnis dient es also nicht dem Abschluss eines Beschäftigungsverhältnisses, sondern dokumentiert eine berufliche Momentaufnahme.

Dadurch unterscheidet sich das Zwischenzeugnis auch sprachlich und formal vom Endzeugnis. Es wird üblicherweise im Präsens formuliert und enthält weder ein Austrittsdatum noch Angaben zur Beendigung des Arbeitsverhältnisses. Stattdessen steht die aktuelle Tätigkeitssituation im Mittelpunkt.

In der Praxis kann ein Zwischenzeugnis verschiedene Funktionen erfüllen. Es wird häufig bei internen Veränderungen, neuen Führungskräften, längeren Abwesenheiten oder zur beruflichen Orientierung angefordert. Gleichzeitig dient es vielen Beschäftigten als dokumentierter Leistungsnachweis innerhalb eines laufenden Arbeitsverhältnisses.

Anspruch auf ein Zwischenzeugnis: Wer ein Zwischenzeugnis verlangen kann

Auf ein Zwischenzeugnis besteht nicht automatisch Anspruch. Beschäftigte können ein solches Zeugnis jedoch beantragen, wenn es dafür einen nachvollziehbaren beruflichen Anlass gibt. Dieser Anspruch kann für unterschiedliche Beschäftigtengruppen gelten – etwa für Angestellte, Auszubildende, Werkstudierende oder befristet Beschäftigte.

Voraussetzung dafür ist ein sogenanntes berechtigtes Interesse. Gemeint ist damit ein konkreter Anlass, der die Ausstellung eines Zwischenzeugnisses nachvollziehbar macht. Ohne einen solchen Grund müssen Arbeitgebende in der Regel keins ausstellen.

Mitarbeitende müssen die Anfrage deshalb begründen können. Eine formlose Bitte ohne erkennbaren Anlass reicht meist nicht aus. Entscheidend ist, dass nachvollziehbar ist, warum sie das Zeugnis gerade zu diesem Zeitpunkt anfordern.

Liegt ein berechtigtes Interesse vor, sind Arbeitgebende grundsätzlich verpflichtet, ein Zwischenzeugnis auszustellen. Dies gilt dann als arbeitsvertragliche Nebenpflicht.

Triftige Gründe für ein Zwischenzeugnis: Wann ein berechtigtes Interesse vorliegt

In der Praxis gibt es verschiedene Situationen, in denen Mitarbeitende ein Zwischenzeugnis verlangen. Dazu gehören zum Beispiel:

• ein Wechsel der Führungskraft

• interne Versetzungen oder neue Aufgabenbereiche

• Umstrukturierungen im Unternehmen

• längere Abwesenheiten, etwa durch Elternzeit oder Sabbaticals

• Betriebsübergänge oder wirtschaftliche Unsicherheiten im Unternehmen

Auch im Rahmen einer beruflichen Neuorientierung oder als formalen Nachweis – ähnlich wie eine Arbeitgeberbescheinigung – beantragen Mitarbeitende häufig ein Zwischenzeugnis.

HR-Teams sollten darauf achten, Anfragen nachvollziehbar und möglichst einheitlich zu bewerten. So lassen sich vergleichbare Fälle konsistent behandeln und Unsicherheiten bei der Ausstellung vermeiden.

Einfaches und qualifiziertes Zwischenzeugnis: Unterschiede bei Inhalt und Bewertung

Unternehmen unterscheiden zwischen einem einfachen und einem qualifizierten Zwischenzeugnis. Beide Varianten dokumentieren das laufende Arbeitsverhältnis, unterscheiden sich jedoch deutlich beim Inhalt und bei der Beurteilung der Leistungen.

Ein einfaches Zwischenzeugnis enthält vor allem sachliche Informationen zur Beschäftigung. Dazu gehören in der Regel:

• die aktuelle Position

• die Dauer der Beschäftigung

• Aufgaben und Tätigkeitsbereiche

• gegebenenfalls Verantwortlichkeiten oder Positionswechsel

Eine Beurteilung der Leistung oder des Sozialverhaltens enthält das einfache Zwischenzeugnis dagegen nicht.

Ein qualifiziertes Zwischenzeugnis geht deutlich weiter und ist in der Praxis die häufigere Variante. Zusätzlich zur Tätigkeitsbeschreibung bewertet es unter anderem:

• Fachwissen und Arbeitsweise

• Leistung und Arbeitsergebnisse

• Eigeninitiative und Verantwortungsbewusstsein

• Verhalten gegenüber Führungskräften, Kolleg:innen und Kundschaft

Vor allem im Rahmen einer beruflichen Neuorientierung oder bei Bewerbungen fordern Mitarbeitende deshalb häufig ein qualifiziertes Zwischenzeugnis an.

Aufbau eines Zwischenzeugnisses: Diese Bestandteile sind Pflicht

Zwischenarbeitszeugnisse folgen meist einer festen Struktur. Ein klarer und einheitlicher Aufbau hilft HR-Teams dabei, Informationen vollständig darzustellen und Bewertungen einheitlich zu formulieren.

Zu den wichtigsten Bestandteilen eines Zwischenzeugnisses gehören folgende:

Überschrift: Üblich ist die klare Bezeichnung als „Zwischenzeugnis“.

Einleitung: Dieser Abschnitt enthält Angaben zur beschäftigten Person, zur aktuellen Position sowie zum Beginn des Arbeitsverhältnisses.

Tätigkeitsbeschreibung: Hier beschreiben Unternehmen die Aufgaben, Verantwortlichkeiten und gegebenenfalls die berufliche Entwicklung innerhalb der bisherigen Tätigkeit. 

Leistungsbewertung: In einem qualifizierten Zwischenzeugnis bewerten Arbeitgebende unter anderem Fachwissen, Arbeitsweise, Engagement und Arbeitsergebnisse. 

Verhaltensbewertung: In diesem Abschnitt geht es um das Verhalten des/der Mitarbeitenden gegenüber Führungskräften, Kolleg:innen und gegebenenfalls Kundschaft. 

Schlussformel: Viele Zwischenzeugnisse enthalten einen abschließenden Satz mit Dank oder einem Hinweis auf die weitere Zusammenarbeit. Anders als beim Endzeugnis nennen Unternehmen hier jedoch kein Austrittsdatum. 

Datum und Unterschrift: Zum Abschluss folgen Ausstellungsdatum und Unterschrift eines/einer weisungsbefugten Vorgesetzten. 

Für HR-Teams ist dabei besonders wichtig, alle Angaben einheitlich und vollständig zu formulieren. Unklare oder widersprüchliche Beurteilungen können später zu Fragen, Missverständnissen oder Diskussionen rund um das Arbeitszeugnis führen.

Zwischenzeugnis anfordern: So formulieren Mitarbeitende die Anfrage richtig

Mitarbeitende können ein Zwischenzeugnis in der Regel formlos per E-Mail bei dem/der direkten Vorgesetzten oder HR beantragen. Dabei empfiehlt es sich, die Anfrage professionell, sachlich und möglichst konkret zu formulieren.

Wichtig ist außerdem, den Anlass für die Anfrage kurz zu erläutern, da ein Zwischenzeugnis an ein berechtigtes Interesse geknüpft ist. In vielen Fällen empfiehlt es sich außerdem, ausdrücklich ein qualifiziertes Zwischenzeugnis zu beantragen.

Auch der Zeitpunkt spielt eine wichtige Rolle. Mitarbeitende sollten die Anfrage möglichst früh stellen, da die Erstellung und Abstimmung eines qualifizierten Zwischenarbeitszeugnisses oft mehrere Wochen in Anspruch nimmt. Gerade bei internen Veränderungen oder längeren Abwesenheiten lassen sich Aufgaben, Leistungen und Verantwortlichkeiten so noch aktuell dokumentieren.

Nicht alle Mitarbeitenden möchten offen kommunizieren, dass sie sich beruflich neu orientieren oder Bewerbungen für eine neue Stelle vorbereiten. Deshalb nennen viele in der Anfrage neutralere Gründe – etwa interne Veränderungen, einen Führungswechsel oder die Dokumentation des aktuellen Leistungsstands.

Eine typische Anfrage enthält meist:

• den Betreff „Anfrage Zwischenzeugnis“

• die Bitte um Ausstellung eines qualifizierten Zwischenzeugnisses

• eine kurze Begründung für die Anfrage

• gegebenenfalls einen gewünschten Zeitpunkt für die Ausstellung

• eine freundliche Abschlussformulierung
  
  

Ein kurzes Beispiel:

Betreff: Anfrage Zwischenarbeitszeugnis

Sehr geehrte/r [Name],

hiermit möchte ich Sie um die Ausstellung eines qualifizierten Zwischenzeugnisses bitten. Aufgrund einer internen Veränderung möchte ich meinen aktuellen Aufgaben- und Leistungsstand dokumentieren lassen.

Vielen Dank im Voraus.

Mit freundlichen Grüßen
[Name]

Formulierungen im Zwischenzeugnis richtig interpretieren

Ein qualifiziertes Zwischenzeugnis enthält häufig standardisierte Formulierungen, die Personalverantwortliche bei Bewerbungen als konkrete Einschätzung von Leistung, Arbeitsweise und Verhalten lesen. Schon kleine sprachliche Unterschiede können die Aussage eines Zwischenarbeitszeugnisses verändern.

Besonders wichtig sind Formulierungen in der Leistungsbeurteilung. Zusätze wie „stets“, „jederzeit“ oder „vollsten“ verstärken die Aussage eines Arbeitszeugnisses und stehen meist für eine sehr gute oder gute Leistung. Fehlen solche Verstärkungen, wirkt die Formulierung schnell schwächer.

Auch Aussagen zum Verhalten gegenüber Führungskräften, Kolleg:innen und Kundschaft sollten vollständig und eindeutig formuliert sein. Fehlende Personengruppen oder missverständliche Formulierungen können negativ interpretiert werden.

Bindungswirkung im Zwischenarbeitszeugnis einfach erklärt

Ein qualifiziertes Zwischenzeugnis kann später Einfluss auf das endgültige Arbeitszeugnis haben. Arbeitgebende sollten Leistung, Verhalten und Formulierungen deshalb sorgfältig bewerten und dokumentieren.

Juristisch spricht man in diesem Zusammenhang von einer sogenannten Bindungswirkung. Bewerten Unternehmen die Leistung oder das Verhalten einer mitarbeitenden Person im Zwischenarbeitszeugnis positiv, sollten sie diese Einschätzung im späteren Arbeitszeugnis nicht ohne nachvollziehbaren Grund deutlich verschlechtern.

Ändern sich Leistung, Verhalten oder Verantwortlichkeiten nach der Erstellung des Zwischenzeugnisses, kann sich jedoch auch die spätere Bewertung verändern. Um Konflikte zu vermeiden, sollten HR-Teams qualifizierte Zwischenzeugnisse sorgfältig formulieren und Änderungen begründen können.

Zwischenzeugnis vs. Endzeugnis: Die wichtigsten Unterschiede im Überblick

Zwischenzeugnisse und Arbeitszeugnisse unterscheiden sich vor allem beim Zeitpunkt, bei der Formulierung und beim Zweck. Während Unternehmen ein Arbeitszeugnis meist zum Ende eines Arbeitsverhältnisses erstellen, dokumentiert ein Zwischenarbeitszeugnis den aktuellen Leistungsstand während eines laufenden Beschäftigungsverhältnisses.

Besonders bei qualifizierten Zwischenzeugnissen spielen Formulierungen, Leistungsbeurteilungen und Verhaltensbewertungen eine wichtige Rolle. Personalverantwortliche nutzen solche Arbeitszeugnisse häufig, um Leistungen, Verantwortlichkeiten und berufliche Entwicklungen einzuordnen – etwa im Rahmen einer Bewerbung.

Für HR-Teams ist dabei wichtig, Zwischenzeugnisse und Arbeitszeugnisse sprachlich und inhaltlich konsistent zu formulieren. Gerade bei qualifizierten Zwischenzeugnissen sollten Leistungsbeurteilungen, Verhaltensbewertungen und Formulierungen später nachvollziehbar zum finalen Arbeitszeugnis passen.