Arbeitszeugnis erstellen: Rechtssichere Formulierung und Struktur

Arbeitszeugnisse gehören zu den sensibelsten Dokumenten im Personalwesen. Sie dienen als wichtige Grundlage für Bewerbungen, nachdem Mitarbeiter:innen ausscheiden, und sind daher wichtig für ihre weitere Karriere. HR-Teams stehen allerdings gleich vor mehreren Herausforderungen: Das Zeugnis muss rechtssicher formuliert sein, den beruflichen Werdegang der Mitarbeiter:innen korrekt wiedergeben und zugleich eine klare, wohlwollende Beurteilung enthalten – ohne missverständliche Formulierungen oder versteckte Codes.

Dabei gelten klare rechtliche und formale Anforderungen an Unternehmen. Schon kleine Formulierungsunterschiede können die Bewertung im Arbeitszeugnis verändern oder im schlimmsten Fall zu rechtlichen Auseinandersetzungen führen. Worauf kommt es bei der rechtssicheren Formulierung von Arbeitszeugnissen also an?

Rechtliche Grundlagen für das Arbeitszeugnis

Das Arbeitsrecht ist klar: Arbeitnehmer:innen haben gemäß § 630 BGB einen gesetzlichen Anspruch auf ein Arbeitszeugnis. Gemäß § 109 GewO gilt der Grundsatz „wahr und wohlwollend“: Das Zeugnis muss Leistungen und Verhalten sachlich korrekt bewerten.

Das Zeugnis wird in der Regel nach Beendigung eines Arbeitsverhältnisses ausgestellt, etwa nach einer Kündigung oder einem Aufhebungsvertrag. Sein Inhalt darf das berufliche Fortkommen der ehemaligen Mitarbeiter:innen nicht unnötig erschweren. Deshalb sind missverständliche Formulierungen, versteckte Codes oder doppeldeutige Aussagen im Arbeitszeugnis grundsätzlich problematisch.

Unternehmen dürfen die Ausstellung eines Arbeitszeugnisses also grundsätzlich nicht verweigern. Umso wichtiger ist eine saubere Dokumentation von Tätigkeiten, den übertragenen Aufgaben und Verantwortlichkeiten sowie die Einordnung der Leistungen. Strukturierte Prozesse und ein definierter Ablauf im Bereich Core HR helfen HR-Teams in Unternehmen dabei, relevante Informationen vollständig und nachvollziehbar festzuhalten. Core HR bedeutet die zentrale Verwaltung von Personaldaten, Dokumenten und administrativen HR-Prozessen.

Welche Arten von Arbeitszeugnissen gibt es?

Es gibt drei Arten von Arbeitszeugnissen. Welche Informationen über das Arbeitsverhältnis und die Mitarbeitenden enthalten sein müssen und ob sie eine zusätzliche Leistungsbewertung verlangen, hängt von der jeweiligen Zeugnisart ab.

• Einfaches Arbeitszeugnis: enthält grundlegende Informationen wie Beschäftigungsdauer und Position 

• Qualifiziertes Arbeitszeugnis: enthält zusätzlich eine Bewertung des Sozialverhaltens gegenüber Kolleg:innen und Vorgesetzten

• Zwischenzeugnis: wird während eines laufenden Arbeitsverhältnisses ausgestellt

Besonderheiten bei verschiedenen Arbeitszeugnissen

Ein qualifiziertes Arbeitszeugnis enthält eine zusätzliche Beurteilung des Sozialverhaltens. Beschäftigte können verlangen, dass ein einfaches Arbeitszeugnis um diese Einordnung ergänzt wird. Eine Kürzung auf ein einfaches Arbeitszeugnis ist nachträglich allerdings nicht mehr möglich.

Ein Zwischenzeugnis wird während des laufenden Arbeitsverhältnisses ausgestellt, etwa bei internen Wechseln, Umstrukturierungen oder längeren Abwesenheiten. Es dokumentiert den aktuellen Leistungsstand.

Für Ausbildungszeugnisse gelten zusätzliche Vorgaben. Neben Dauer und Art der Ausbildung muss das Arbeitszeugnis für Auszubildende auch erworbene Kenntnisse und Fähigkeiten aufführen. Auf Wunsch kann es außerdem eine Verhaltensbewertung enthalten.

Arbeitszeugnisse rechtssicher aufbauen: Diese Inhalte sind Pflicht

Arbeitszeugnisse folgen in der Regel einem festen Aufbau. Um sie vollständig und rechtssicher zu formulieren, sollten Unternehmen daher auf bestimmte Inhalte achten.

• Kopfzeile: Firmenbriefkopf und die Bezeichnung „Arbeitszeugnis“

• Einleitung: Name, Geburtsdatum, Dauer der Beschäftigung sowie Übersicht über eventuelle Positionswechsel mit Datum

• Beschreibung der Aufgaben: konkrete Tätigkeiten und Aufgaben nach Relevanz geordnet

• Leistungsbeurteilung: Beurteilung von Fachwissen, Leistungen, Arbeitsweise und Ergebnissen

• Verhalten und Sozialkompetenz: Verhalten gegenüber Vorgesetzten, Kolleg:innen und Kundschaft (qualifiziertes Zeugnis)

• Schlussformel: Informationen zum Austritt sowie Dank und Zukunftswünsche

• Datum und Unterschrift: Ausstellungsdatum und Unterschrift durch eine weisungsbefugte Führungskraft

Arbeitszeugnisse formulieren: Leistungsbewertung, Sozialverhalten und Schlussformel

Außer Aufbau und Pflichtangaben ist vor allem die Wortwahl in einem Arbeits- oder Zwischenzeugnis wichtig. Deshalb müssen Arbeitszeugnisse stets klar, nachvollziehbar und widerspruchsfrei formuliert sein und missverständliche Aussagen oder versteckte Abwertungen vermeiden.

Beurteilung der Leistung im Arbeitszeugnis

Die Leistungsbeurteilung beschreibt, wie eine beschäftigte Person gearbeitet, die ihr übertragenen Aufgaben erledigt und Ziele erreicht hat. Bewertet werden dabei unter anderem Arbeitsfähigkeit, Leistungen, Fachwissen, Arbeitsweise, Eigeninitiative, Arbeitsbereitschaft, Ergebnisse und – bei Führungskräften – auch ihre Führungsqualitäten und Entscheidungsfähigkeit. In Arbeitszeugnissen haben sich dafür bestimmte Formulierungen etabliert, die häufig als Bewertungssystem mit Note gelesen werden.

Die zusammenfassende Gesamtbewertung sollte dabei immer zu den einzelnen Aussagen im Arbeitszeugnis passen.

Sozialverhalten und Verhaltensbeurteilung

Die Verhaltensbeurteilung bewertet Teamfähigkeit, Zusammenarbeit, Kommunikationsfähigkeit sowie das Verhalten gegenüber Vorgesetzten, Kolleg:innen und Kundschaft. Sie muss alle relevanten Personengruppen vollständig berücksichtigen, denn fehlende Auskünfte oder ungewöhnliche Formulierungen könnten von potenziellen Arbeitgeber:innen in der Zukunft negativ interpretiert werden.  

Schlussformel im Arbeitszeugnis

Die Schlussformel prägt die Gesamtwirkung eines Zeugnisses oft stärker als einzelne Bewertungsformulierungen. Üblich sind Informationen zum Austritt sowie Dank, Bedauern und Zukunftswünsche. Zwar besteht auf diese Formulierungen kein gesetzlicher Anspruch, fehlender Dank oder ausbleibendes Bedauern werden in der Praxis jedoch häufig negativ interpretiert.

Formale Anforderungen an Arbeitszeugnisse

Damit ein Arbeitszeugnis rechtssicher und vollständig ist, müssen sie neben den inhaltlichen Anforderungen auch mehrere formale Vorgaben erfüllen.

• Schriftform: Das Arbeitszeugnis muss schriftlich als Fließtext ausgestellt und unterschrieben werden.

• Vollständige Angaben: Name, Dauer der Beschäftigung und Positionsbezeichnungen müssen korrekt sein.

• Lückenlose Daten: Auch Positionswechsel oder Beförderungen sollten mit Datum aufgeführt werden.

• Unterschrift: Unterzeichnen sollte eine weisungsbefugte Führungskraft, nicht ausschließlich die HR-Abteilung.

• Ausstellungsdatum: Idealerweise entspricht das Datum dem letzten Arbeitstag vor Beendigung des Arbeitsverhältnisses.

• Keine sichtbaren Mängel: Korrekturen, Durchstreichungen oder beschädigte Dokumente wirken unprofessionell.

• Vollständigkeit: Fehlende Bewertungen oder unvollständige Angaben könnten negativ interpretiert werden.

Was nicht im Arbeitszeugnis stehen darf

Arbeitszeugnisse dürfen keine Angaben zu Krankheiten, Schwangerschaften, Privatleben, politischen Ansichten oder Gewerkschaftszugehörigkeiten enthalten. Auch Informationen über eine Teilnahme an Streiks oder Fehlzeiten (außer während der Probezeit) sind grundsätzlich unzulässig, ebenso negative Bewertungen, die ausschließlich auf Alter oder gesundheitliche Einschränkungen zurückzuführen sind.

Strafrechtliche Verurteilungen dürfen nur erwähnt werden, wenn sie nachweisbar sind und einen direkten Bezug zur Tätigkeit haben. Konkrete Gründe für eine eventuelle Kündigung dürfen nur mit Zustimmung des/der Mitarbeiter:in im Arbeitszeugnis genannt werden.

Häufige Fehler und wie man sie vermeidet

Details können die Aussage eines Zeugnisses verändern oder sogar rechtliche Probleme verursachen. Besonders häufig sind:

• Ungenaue Daten: Dauer der Beschäftigung, Positionsbezeichnungen, Tätigkeiten und Aufgaben sollten vollständig und korrekt angegeben werden.

• Widersprüche in der Beurteilung: Einzelbewertungen und Gesamtbewertung müssen inhaltlich zusammenpassen.

• Zu subjektive Formulierungen: Persönliche Meinungen oder unbelegte Einschätzungen gehören nicht in ein qualifiziertes Zeugnis.

• Zu knappe Auskünfte: Fehlende Tätigkeiten oder unvollständige Bewertungen der Leistung könnten von anderen Unternehmen negativ interpretiert werden.

• Missverständliche Formulierungen: Doppeldeutige Aussagen oder versteckte Abwertungen sind problematisch.

• Fehlende Verhaltensbeurteilung: Angaben zum Verhalten gegenüber Vorgesetzten, Kolleg:innen oder Kundschaft dürfen nicht fehlen.

• Fehlende Unterschrift: Ohne Unterschrift einer weisungsbefugten Führungskraft ist das Zeugnis unvollständig.

• Zu harte Bewertungen: Auch kritische Aussagen müssen dem Grundsatz „wahr und wohlwollend“ entsprechen.

• Zu späte Ausstellung: Ein Antrag auf ein Arbeitszeugnis sollte zeitnah nach dem Austritt erledigt werden.

Digitale Anforderungen und Unterschrift

Auch bei digitalen HR-Prozessen gelten für Arbeitszeugnisse weiterhin formale Anforderungen. In der Regel bleibt eine Originalunterschrift erforderlich, qualifizierte elektronische Signaturen (QES) werden jedoch zunehmend akzeptiert.

Nach der unterschriebenen Ausstellung ist auch eine digitale Archivierung möglich. Zusätzlich sollten Ausstellungsdatum, Versand und Ablage des Zeugnisses nachvollziehbar dokumentiert werden. Zur Absicherung sollten beide Seiten eine Kopie des Arbeitszeugnisses behalten.