Personalcontrolling: Aufgaben, Ziele und Instrumente

Personalcontrolling klingt zunächst nach Zahlen, Tabellen und Reports, dabei steckt viel mehr dahinter. Die Aufgaben im Personalcontrolling helfen dir, den Überblick über alle Personalprozesse zu behalten, Kosten zu steuern und die richtigen Entscheidungen für dein Team zu treffen. 

Egal, ob du den Bedarf an Mitarbeitenden planst, die Leistung überprüfst oder Strategien für die Zukunft entwickelst: ein gutes HR-Controlling bringt Struktur und Klarheit in alle Personalmanagement Bereiche. So siehst du auf einen Blick, wo Handlungsbedarf besteht und kannst HR-Maßnahmen gezielt verbessern.

Der Artikel in einer Minute

• Personalcontrolling zeigt dir klar, wo im HR-Bereich Ausgaben, Leistungen und Entwicklungen stehen – zum Beispiel, wie viele Mitarbeitende in welcher Abteilung beschäftigt sind und welche Ausgaben dafür anfallen.

• Zu den wichtigsten Aufgabenbereichen gehört, Daten zu sammeln, auszuwerten, den Personalbedarf zu planen, die Leistung zu überwachen und die Strategie anzupassen.

• Mit HR-Controlling triffst du bessere Entscheidungen, nutzt die Ressourcen effizient, erkennst Risiken früh und siehst, ob HR-Maßnahmen wie Trainings oder Recruiting-Kampagnen wirklich wirken.

• Wichtige Werkzeuge dafür sind Kennzahlen (KPIs), Vergleiche mit Benchmarks, Zeitreihenanalysen, Mitarbeitendenbefragungen, Scorecards und Risikomanagement.

• Moderne Personalmanagement-Software hilft dir dabei, Daten automatisch zu erfassen, Berichte zu erstellen, Prognosen zu machen und Prozesse zu automatisieren – so sparst du Zeit und kannst dich auf strategische Tätigkeiten konzentrieren.

Was sind die wichtigsten Personalcontrolling Aufgaben?

Das Personalcontrolling bildet die Grundlage für ein professionelles, datenbasiertes HR-Management. Wenn du deine HR-Strategie verbessern möchtest, unterstützt es dich dabei, die richtigen Entscheidungen zur richtigen Zeit zu treffen. 

Gleichzeitig verbindet Personalcontrolling operative Schritte mit strategischen Anforderungen. Es hilft dir, Veränderungen früh zu erkennen und deine HR-Arbeit gezielt weiterzuentwickeln. Dabei spielen folgende Aufgaben im Personalcontrolling eine zentrale Rolle:

HR-Daten erfassen und analysieren

Im ersten Schritt sammelt das HR-Team alle relevanten Informationen zu Mitarbeitenden und HR-Prozessen. 

Dazu gehören quantitative Daten wie:

• Anzahl der Mitarbeitenden

• Personal- und Personalkosten

• Fehlzeiten

• Fluktuation

• Recruiting-Kosten

Zusätzlich fließen qualitative Daten ein zum Beispiel:

• Ergebnisse aus Zufriedenheitsbefragungen

• Feedback zum Führungsverhalten

• Stimmung in Teams
  

Diese Daten bilden die Grundlage deiner Controlling-Entscheidung. Genauigkeit und Aktualität der Daten sind dementsprechend wichtig.

Relevante HR-Informationen aufbereiten

Das HR-Controlling bereitet Daten so auf, dass du sie im Management schnell und leicht verstanden werden können. Dazu gehören:

• Reports

• Dashboards

• Analysen

• Prognosen

Je klarer diese Informationen dargestellt sind, desto besser unterstützt du deine Geschäftsleitung bei datenbasierten Entscheidungen.

Personal richtig planen und koordinieren

Hier geht es um die Abstimmung zwischen dem tatsächlichen Personalbedarf und den Kapazitäten im Unternehmen. Das Personalcontrolling unterstützt dich unter anderem bei:

• Personalbedarfsplanung

• Personalkostenplanung

• Kapazitätsplanung

• Einsatzsteuerung

Damit stellst du sicher, dass ihr zu jeder Zeit genügend qualifizierte Talente habt – nicht zu wenige und nicht zu viele.

Leistung und Aufwendungen überwachen 

Eine zentrale Aufgabe des Personalcontrollings ist die Kontrolle von definierten KPIs - also Kennzahlen im Personalcontrolling. Dazu gehören:

• Fluktuationsrate

• Krankheitstage

• Time-to-Hire

• Weiterbildungskosten

• Performance-Kennzahlen

Diese Kennzahlen ermöglichen dir, Entwicklungen rechtzeitig zu erkennen und bei Bedarf zu handeln.

Trends und Risiken früh erkennen

Die Aufgaben des Personalcontrollings ist es, immer einen Schritt weiter zu denken. Dazu werden Prognosedaten genutzt, um Tendenzen und Probleme früh zu erkennen:

• Fachkräftemangel

• steigende Fluktuation

• Budgetrisiken

• Kompetenzlücken

Damit lebst du eine proaktive HR-Strategie und kannst Veränderungen früh erkennen und weitergeben.

Welche Ziele verfolgt das Personalcontrolling?

Die Ziele im Personalcontrolling leiten sich direkt aus den Unternehmens- und HR-Zielen ab. Sie geben dir Orientierung und stellen sicher, dass deine HR-Arbeit zum Geschäftserfolg beiträgt.

• Transparenz verbessern: Ein zentrales Ziel besteht darin, HR-Prozesse, Ausgaben und Entscheidungen nachvollziehbar zu machen. Transparenz schafft Vertrauen auf Managementebene und beschleunigt Entscheidungsprozesse.

• Entscheidungsfindung unterstützen und verbessern: Das Personalcontrolling liefert aktuelle, verlässliche und aussagekräftige Daten. Damit triffst du bessere Entscheidungen – im Recruiting, in der Personalentwicklung und in der strategischen Planung.

• Ressourcen optimal nutzen: Ein effizientes Personalmanagement hängt davon ab, ob man Ressourcen optimal einsetzt. Das Controlling hilft dir dabei: 

  • Überkapazitäten zu vermeiden

  • Engpässe früh zu erkennen

  • Kosten realistisch zu planen

  • Potenziale gezielt zu fördern

• Probleme früh erkennen: Früherkennung spart Geld – und schützt die Arbeitgeberattraktivität. Mit dem richtigen Controlling erkennst du Risiken wie:

  • steigende Fluktuation

  • hohe Fehlzeiten

  • Kompetenzverlust

  • Überlastung im Team
    
    

• HR-Maßnahmen bewerten: Du stellst sicher, dass deine Investitionen wirklich wirken. Du kannst genau nachvollziehen, wie erfolgreich HR-Initiativen wirklich sind – beispielsweise:

  • Trainingsprogramme

  • Employer-Branding-Maßnahmen

  • Recruiting-Kampagnen

  • Onboarding-Prozesse

• Gut zu wissen: Langfristiger Erfolg hängt nicht nur von Zahlen ab. Nachhaltiges Personalmanagement stärkt die Motivation, bindet Talente und sorgt dafür, dass HR-Maßnahmen nachhaltig wirken.

• Geschäftsstrategie klar umsetzen: Das Personalcontrolling verbindet HR-Arbeit mit der Unternehmensstrategie und stellt die Abstimmung und Koordination zwischen HR und Geschäftsführung sicher. Infolgedessen stärkt es auch die Zusammenarbeit zwischen HR-Teams, Management und Fachbereichen. 

8 Methoden und Instrumente für erfolgreiches Personalcontrolling

Für ein erfolgreiches HR-Controlling benötigst du geeignete Methoden und Instrumente, die dir verlässliche Daten, Trends und Entscheidungshilfen liefern. Im Folgenden zeigen wir dir die wichtigsten Instrumente.

Arbeit mit Leistungskennzahlen

KPIs gehören zum Standardrepertoire. Je sauberer deine Datenbasis, desto besser die Aussagekraft. Die wichtigsten sind:

• Fluktuationsrate

• Time-to-Hire

• Krankheitsquote

• Weiterbildungskosten

• Anzahl Schulungsstunden pro Mitarbeitendem

• Personalkosten pro Mitarbeitendem

➡️ KPIs werden genutzt: für Datenerfassung und Analyse und zur Überwachung von Leistung und Ausgaben

Benchmarks und Vergleiche

Durch interne und externe Vergleiche erkennst du Stärken und Schwächen im HR-Bereich. Mögliche Vergleiche:

• Abteilungen

• Standorte

• Branchen

• Wettbewerber

➡️ Benchmarks & Vergleiche werden genutzt: um Information bereitzustellen, zur Prozessoptimierung

Zeitreihenanalyse

Mit Zeitreihen erkennst du langfristige Entwicklungen – etwa in der Fluktuation, Performance oder Kostenentwicklung.

➡️ Zeitreihenanalyse wird genutzt: für Datenerfassung und Analyse, Prozessoptimierung und zur Trendbeobachtung

Mitarbeitendenbefragungen

Qualitative Daten sind oft genauso wichtig wie Zahlen. Befragungen decken auf, wie Mitarbeitende denken, fühlen und arbeiten.

➡️ Mitarbeitendenbefragungen werden genutzt: zur Bewertung von Vorgehensweisen und zur Analyse von Engagement

Human Resource Scorecard

Die HR-Scorecard überträgt die Balanced Scorecard auf Personalthemen. Sie verbindet:

• Strategische Ziele

• HR-Prozesse

• Kennzahlen

• Maßnahmen

➡️Human Resource Scorecard wird genutzt: zur Steuerung und strategischen Ausrichtung und zur Kompetenz- und Potenzialanalyse

HR-Audits und Due-Diligence-Prüfungen

Sie zeigen dir Risiken, Compliance-Lücken oder kulturelle Herausforderungen.

➡️HR-Audits und Due-Diligence-Prüfungen werden genutzt: zur Überwachung von Leistung/Kosten und zur Bewertung von Aktionen

Personalportfolio und Risikomanagement

Du kategorisierst Mitarbeitende nach Potenzial und Leistung. So erkennst du:

• Schlüsselpersonen

• Risikopositionen

• Kompetenzlücken

➡️ Personalportfolio & Risikomanagement wird genutzt: zur Ressourcenplanung, Kompetenz- & Potenzialanalyse, für Risikomanagement

SWOT-Analyse und Szenarioplanung

Gerade für HR-Strategien in dynamischen Märkten ist Szenarioplanung wertvoll. Du überlegst:

• Was passiert bei starkem Wachstum?

• Was, wenn Fachkräfte fehlen?

• Wie verändert KI den Personalbedarf?

➡️ SWOT-Analyse wird genutzt: zur strategischen Planung, für Risikomanagement und Engagement-Analysen

Hier bieten übrigens vernetzte Ansätze, wie agiles Personalmanagement neue Möglichkeiten, flexibler auf Veränderungen im Markt zu reagieren.

Wichtig! Um die genannten Methoden für Personalcontrolling anwenden zu können, brauchst du du immer eine Datenbasis, die aktuell, vollständig, konsistent und prognosefähig ist. Viele Fehler im HR-Controlling entstehen durch isolierte Datenquellen oder manuelle Excel-Reports.

Wie du deine Aufgaben im Personalcontrolling durch Software erleichtern kannst?

Moderne HR-Software automatisiert einen Großteil der Aufgaben, die Personalcontroller händisch erledigen müssten:

• automatische Datenerfassung

• Echtzeit-Dashboards

• KPI-Tracking

• KI-gestützte Prognosen

• automatisierte HR-Reports

• klare Dokumentation

• Planungsfunktionen

Dadurch sparst du Zeit und reduzierst Fehler. Gleichzeitig erhältst du zuverlässige Daten für strategische HR-Entscheidungen.

Tabelle: Aufgaben, Ziele und Instrumente auf einen Blick