Onboarding-Prozess erstellen: Auf diesen wichtigen Phasen, Methoden & Checkliste musst du achten
Wie gestalte ich einen guten Onboarding-Prozess? Diese knifflige Frage stellen sich neue als auch erfahrene Manager:innen und HR-Expert:innen zu Recht, denn im „War for Talent“ ist Onboarding ein zentraler Bestandteil der Unternehmenskultur und des Personalmanagements. Laut einer Studie von Talentmagazin.de verzeichnen Unternehmen mit hoher Mitarbeiterbindung bis zu 21 % höhere Rentabilität.
In diesem Artikel erfährst du, was unter Onboarding zu verstehen ist, aus welchen drei Hauptphasen es besteht, welche Erfolgsfaktoren entscheidend sind und welche typischen Fehler du vermeiden solltest.
Los geht’s!
Überblick
Ein strukturiertes Onboarding wirkt sich deutlich auf Produktivität, Motivation und Mitarbeitendenbindung aus.
Der Prozess lässt sich in drei Phasen gliedern: Vorbereitung (Preboarding), Orientierung in den ersten Wochen und langfristige Integration.
Erfolgreiches Onboarding heißt nicht nur Einarbeitung: Der Fokus liegt auch auf sozialer Einbindung, insbesondere mit den direkten Vorgesetzten und Kolleg:innen.
Häufige Fehler (Informationsüberflutung, mangelnde soziale Eingliederung oder fehlendes Feedback) können in frühe Kündigungen münden.
Erfolg lässt sich messen durch KPIs wie Engagement, Bindungsrate oder Leistung im Startzeitraum.
Was ist ein Onboarding-Prozess und warum ist erwichtig?
Was versteht man unter Onboarding? Wie das Wort „Board“ schon andeutet, geht es beim Onboarding darum, neue Kolleg:innen„an Bord zu holen“ und dabei zentrale Ziele zu erreichen:
Kolleg:innen kennenlernen
Sich mit einer neuen Arbeitskultur vertraut machen
Klarheit über Rollen und Aufgaben schaffen
Motivation und Loyalität aufbauen
All das spielt eine besonders wichtige Rolle, wenn neue Teammitglieder aus sehr unterschiedlichen kulturellen oder beruflichen Kontexten kommen: ein Softwareentwickler aus Indien oder eine Mitarbeiterin, die 20 Jahre in einer Bank gearbeitet hat und nun in einem Berliner Start-up startet, brauchen Unterstützung.
Wer allerdings glaubt, dass Onboarding dasselbe ist wie Einarbeitung, tritt schon ins erste Fettnäpfchen. Onboarding geht weit über die reine Einarbeitung hinaus: Es umfasst die soziale und kulturelle Integration und ermöglicht letztlich die schnelle, souveräne Eingliederung ins Team.
Doch aus welchen Phasen besteht ein erfolgreiches Onboarding?
Die drei Hauptphasen eines Onboarding-Prozesses
Wie läuft der Onboarding-Prozess ab? Zwar sind nicht alle Schritte in Stein gemeißelt, aber wir bei Lucca blicken auf über 20 Jahre Erfahrung zurück. Sie haben uns gezeigt, dass ein Onboarding-Konzept im Kern aus drei Hauptphasen besteht.
Phase 1 (Preboarding): Wie du den ersten Tag vorbereiten solltest
Das neue Teammitglied hat sich wahrscheinlich sorgfältig und vielleicht sogar mit etwas Nervosität auf den ersten Arbeitstag vorbereitet. Um diese Anspannung zu reduzieren und sicherzustellen, dass neue Arbeitskolleg:innen entspannt, effektiv und mit Freude starten, solltest du dir vorab die folgenden Fragen stellen:
Wo wird die neue Person im Team sitzen und wer kümmert sich um die technische Ausstattung wie Laptop, Zugangsdaten und Arbeitsplatz?
Welche zentralen Informationen über das Unternehmen, etwa Werte, Mission oder Teamstruktur, sollten vorab mitgeteilt werden?
Wie und wann möchtest du den Neuzugang dem Team vorstellen. Per E-Mail, bei einem gemeinsamen Kaffee oder im Rahmen eines kleinen Teamtermins?
Wer übernimmt die Rolle des Buddys oder Mentors, um beim Einstieg zu unterstützen?
Welche administrativen und vertraglichen Punkte müssen vor dem Start noch geklärt werden?
Es lohnt sich, sich immer wieder vor Augen zu führen, dass die Vorbereitung des ersten Tages ein wesentlicher Bestandteil des Onboardings ist. Eine gute Preboarding-Phase kann einen großen Teil der Frühkündigungen verhindern, die insbesondere bei der Gen Z heute deutlich häufiger vorkommen.Die Onboarding-Studie 2023 von Haufe zeigt, dass 36 % der Neueinstellungen kündigen, bevor sie überhaupt starten.
Aus diesem Grund solltest du viel Wert auf die ersten Tage (auch Orientierungsphase genannt) legen.
Phase 2 (Orientierung): So gelingt der Einstieg in den ersten Wochen
Welche Aufgaben in der ersten Woche zum Onboarding gehören, solltest du klar festlegen. Neue Mitarbeitende sollen sich willkommen fühlen, ohne mit Informationen überladen zu werden.
Am ersten Tag zählt vor allem einen herzlichen Empfang, eine Vorstellungsrunde, Rundgang und die wesentlichen Unterlagen übergeben
Manager:innen müssen in der ersten Woche viele Informationen vermitteln, wobei die Aufmerksamkeitsspanne begrenzt ist. Deshalb solltest du Inhalte gut verteilen und genügend Puffer einplanen, damit neue Kolleg:innen nicht überlastet werden.
Wir bei Lucca haben seit über 20 Jahren gemerkt, dass die folgenden Elemente Erfolgsfaktoren beim Onboarding-Prozess sind.
Gemeinsame Mittagessen: Es gibt kaum etwas Unangenehmeres, als am ersten Tag allein essen zu müssen. Sorge dafür, dass das neue Teammitglied sowohl mit Kolleg:innen als auch mit der eigenen Führungskraft zusammen isst. Das zeigt Wertschätzung und fördert Vertrauen.
Unterstützung durch Pat:innen: Wie du es unten in der Buffer-Fallstudie lesen kannst, beschleunigen sogenannte “Buddy-Programme” den Eingliederungsprozess. Patenschaften sollten aber freiwillig sein.
Erste Schulungen und Aufgabenverteilung: Stelle Präsentationen oder Handouts in einem zentralen Ordner bereit. Nicht vergessen: Kleine Quizze können das Verständnis fördern und das Gelernte festigen.
Erwartungen und Ziele klären: Führungskräfte haben wenig Zeit, klar. Trotzdem sollten sie in der ersten Woche gut erreichbar sein. Unerreichbare Vorgesetzte sind ein Warnsignal, gerade während des Onboardings.
Feedback-Gespräche: Um die Effizienz des Onboardings einzuschätzen, nimm dir bereits in der ersten Woche Zeit, Rückmeldungen einzuholen. Kurze Umfragen, Sternebewertungen oder Textfelder helfen, ehrliches Feedback zu geben.
„Viele Arbeitgeber verpassen es, vom ersten Tag an mit den neuen Mitarbeitenden im Gespräch zu bleiben …“ teilte Nils Wagener, Geschäftsführer der KÖNIGSTEINER Gruppe, in einem Interview.
Auf Grundlage dieses Feedbacks und mithilfe eines klar strukturierten Onboarding-Prozesses kannst du einzelne Bausteine später leichter optimieren.
Phase 3 (langfristige Integration): So sorgst du für eine tiefere Verankerung in die Arbeitskultur und Arbeitsalltag
Selbst wenn schon einige Wochen vergangen sind, solltest du dich nicht auf deinen Lorbeeren ausruhen. Onboarding bedeutet nicht nur, arbeitsfähig zu werden, sondern ihnen eine echte, langfristige Eingliederung in den Arbeitsalltag zu ermöglichen.
Kontinuierliche Lern- und Entwicklungsmöglichkeiten anbieten: Besonders die Generation Z legt großen Wert auf Weiterbildung. Laut einer deutschen Analyse der Initiative Ausbildung Deutschland sehen 76 Prozent der Gen Z lebenslanges Lernen als Schlüssel zum Erfolg. Diese Erwartungen solltest du in deinem Onboarding frühzeitig berücksichtigen.
Regelmäßige Check-ins und Feedbackgespräche führen: Da musst du den Leitfaden sorgfältig vorbereiten: Stelle nicht nur die Frage, ob „alles in Ordnung“ ist. Offene und präzise formulierte Fragen vermeiden verzerrte Antworten und liefern bessere Einblicke. Besonders Mitarbeitende aus eher höflichkeitsorientierten, sogenannten „Low-Context“-Kulturen (zum Beispiel aus Teilen Asiens) neigen dazu, negatives Feedback zurückzuhalten
Erfolg des Onboardings messen: Achte auf klare Indikatoren wie Engagement, Leistung und Bindung. Sie helfen dir, die entscheidende Frage zu beantworten: Wie kann ich meinen Onboarding-Prozess verbessern?
Engagement langfristig fördern: Biete Entwicklungsperspektiven, regelmäßige Gespräche und soziale Anknüpfungspunkte an, damit neue Mitarbeitende auch nach der Einarbeitung motiviert und verbunden bleiben.
So stellst du nachhaltig sicher, dass dein Onboarding erfolgreich ist, egal ob es um eine Einzelperson oder eine Gruppe von 20 neuen Mitarbeitenden geht.
Wenn du die drei zentralen Phasen des Onboardings – die sorgfältige Vorbereitung, eine strukturierte Orientierung in den ersten Wochen und die langfristige Verankerung in Kultur und Arbeitsalltag – klar definierst und aufeinander aufbaust, schaffst du die Grundlage für einen erfolgreichen Start.
Im nächsten Schritt geht es darum, welche zentralen Elemente ein wirksames Onboarding-Konzept enthalten sollte.
Zentrale Elemente eines erfolgreichen Onboarding-Prozesses
Ein gutes Onboarding besteht aus mehreren Bausteinen, die ineinandergreifen müssen. Die folgende Übersicht zeigt die wichtigsten Elemente und wie du sie in der Praxis erfolgreich umsetzt.
Praktische Onboarding-Checkliste für HR und Führungskräfte
Es ist nicht immer leicht, alle wichtigen Informationen für neue Teammitglieder zu strukturieren. Dafür findest du unten eine kompakte Übersicht, die alle drei Phasen abdeckt und dir hilft, den Überblick zu behalten.
Ob du jetzt 2 oder 30 neue Mitarbeiter:innen onboarden musst, diese Checkliste wird dir behilflich sein.
Best Practices: Wie das Unternehmen “Buffer” heute den Onboarding-Prozess neuer Mitarbeitender meistert
Viele Unternehmen stehen vor der Frage, wie ein überzeugendes Onboarding in der Praxis gestaltet werden kann. Ein allgemeingültiges Rezept existiert zwar nicht, doch erfolgreiche Beispiele (etwa das der Social-Media-Management-Plattform Buffer) liefern wertvolle Erkenntnisse.
Das Remote-First-Unternehmen Buffer aus den Vereinigten Staaten arbeitet mit einem dreistufigen Buddy-System. Zusätzlich zur Führungskraft, die für die Definition von Zielen und Meilensteinen verantwortlich ist, werden jeder neuen Mitarbeiterin bzw. jedem neuen Mitarbeiter zwei Begleitpersonen zugeteilt:
Ein “Role-Buddy” unterstützt fachlich bei alltäglichen Aufgaben und ist der oder die erste Ansprechpartner:in für Aufgaben und Tools.
Ein „Culture Buddy“ bringt neuen Kolleg:innen die Werte und Arbeitskultur von Buffer näher und erklärt die informellen Abläufe des Unternehmens. Plane feste Treffen mit Kolleg:innen ein, damit neue Mitarbeitenden leichter Anschluss finden.
Regelmäßige Gespräche per Zoom, Chat oder E-Mail sorgen für Orientierung und senken die Hemmschwelle bei Rückfragen.
Diese Fehler möchtest du beim Onboarding unbedingt vermeiden:
Ein erfolgreiches Onboarding legt die Grundlage für eine vertrauensvolle Zusammenarbeit. Deshalb solltest du diese oft unabsichtlichen, aber folgenreichen Fauxpas unbedingt vermeiden:
Einen perfekten Onboarding-Prozess gibt es nicht. Am Ende zählt, wie reibungslos neue Mitarbeitende ins Team finden und wie effizient sie in ihrer neuen Rolle starten können. Ein gutes Onboarding wünschen wir!
Häufig gestellte Fragen zum Onboarding-Prozess
Onboarding bezeichnet die strukturierte Einführung neuer Mitarbeitender in Aufgaben, Team und Unternehmenskultur. Es ist wichtig, weil es Motivation, Produktivität und langfristige Bindung deutlich verbessert.
Ein vollständiges Onboarding umfasst drei Phasen: das Preboarding (auch Pre-Boarding oder Pre-onboarding genannt) vor dem Start, die Orientierung in den ersten Wochen und die langfristige Integration in den Arbeitsalltag. Alles, was asynchron passiert, gehört ebenfalls dazu: Das Erlebnis deiner künftigen Mitarbeitenden beginnt bereits mit der Vertragsunterzeichnung und du solltest bis zum ersten Arbeitstag auf alle Details achten.
Typische Fehler sind fehlende Vorbereitung, zu viele Informationen am ersten Tag, unklare Verantwortlichkeiten und mangelnde soziale Integration, die letztendlich die Leistungsfähigkeit mindern.
Ein wirksames Onboarding startet bereits vor dem ersten Arbeitstag und dauert in der Regel bis zum Ende der Probezeit. Es geht also deutlich über zwei oder drei Wochen hinaus. Die Größe des Unternehmens sollte dabei keine Ausrede sein: Ob kleines Start-up oder DAX-40-Konzern, neue Kolleg:innen benötigen im Durchschnitt rund drei Monate, um sich zu integrieren und voll arbeitsfähig zu sein.
Einarbeitung bezieht sich vor allem auf fachliche Aufgaben (zum Beispiel „Wie läuft unser Freigabeprozess für Blogbeiträge?“, „Wie ist unser Conversion-Funnel aufgebaut?“ oder „Wie führen wir Kundengespräche?“). Onboarding hingegen umfasst zusätzlich die soziale, kulturelle und organisatorische Integration: „Welche Werte prägen unser Unternehmen?“, „Wen spreche ich bei Problemen an?“ oder „Wie funktionieren interne Abläufe und Kommunikationswege?“.
Wichtige Kennzahlen sind Engagement, Leistungsfortschritt, Zufriedenheit sowie die Quote der Frühfluktuation. Damit das funktioniert, solltest du vor dem Onboarding klare KPIs definieren.
Zum Beispiel: „Das neue Teammitglied soll bis zum Ende des ersten Monats 80 % der Kernaufgaben selbstständig ausführen können.“
Ein gutes digitales Onboarding erfordert klare Strukturen, zugängliche Ressourcen, digitale Kommunikationswege und regelmäßige virtuelle Touchpoints, denn online kann das Engagement schnell abnehmen. Kommunikation spielt eine Schlüsselrolle, und das gilt noch mehr für digitale oder hybride Onboarding-Prozesse, die seit dem Corona üblich geworden sind.