Beurteilungsgespräch – Tipps, Ablauf und Best Practices

In modernen Unternehmen gehören regelmäßige Beurteilungsgespräche zu den zentralen Instrumenten der Personalentwicklung. Sie fördern eine konstruktive Feedbackkultur, stärken die Zusammenarbeit zwischen Führungskraft und Mitarbeitenden und legen die Basis für die individuelle Weiterentwicklung. Gleichzeitig sind sie häufig ein wichtiger Bestandteil größerer HR-Prozesse wie dem Performance Management Prozess, der sicherstellt, dass Leistungsziele klar definiert, kommuniziert und nachverfolgt werden.

Dieser Artikel erklärt den Zweck und den Ablauf und gibt acht Empfehlungen für erfolgreiche Beurteilungsgespräche.

Der Artikel in einer Minute:

• Beurteilungsgespräche helfen, Leistungen und Entwicklungspotenziale der Mitarbeitenden zu reflektieren, Erfolge hervorzuheben und klare Vorgaben für die Zukunft zu setzen.

• Ein strukturierter Ablauf in fünf Phasen (Einstieg, Rückblick, Feedback, Zielplanung, Abschluss) sorgt für faire und effiziente Evaluationsgespräche.

• Achtung bei Beurteilungsgesprächen mit Azubis! Hier gibt es einen besonderen rechtlichen Rahmen. Azubis brauchen engmaschigere Beurteilungsgespräche.

• Best Practices & Besonderheiten: Offene, konstruktive Rückmeldung, Empathie und klare Dokumentation fördern Motivation, Entwicklung und eine positive Feedbackkultur.
  

Was ist ein Beurteilungsgespräch – und warum ist es so wichtig?

Ein Beurteilungsgespräch ist ein Gespräch, in dem die Leistungen, sozialen Kompetenzen und das Verhalten von Mitarbeitenden beurteilt werden. Es handelt sich hierbei um ein Instrument der Personalentwicklung, das regelmäßige Treffen zwischen Vorgesetzten und den Mitarbeitenden vorsieht. Das Ziel ist es, strukturiertes Feedback zu geben und über die zukünftige Entwicklung zu sprechen. Eine gute Leistungsbeurteilung schafft Klarheit, bietet Orientierung und stärkt die Beziehung zwischen Führungskraft und Mitarbeitendem.

Ein Beurteilungsgespräch verfolgt zwei zentrale Ziele:

1. Rückblick auf die vergangene Arbeitsperiode
Ihr schaut gemeinsam auf Errungenschaften und Herausforderungen. So entsteht ein ehrliches Bild davon, was gut funktioniert hat und wo Unterstützung sinnvoll ist.

2. Planung der nächsten Schritte
Ihr definiert Zielsetzungen, besprecht Entwicklungswünsche und legt fest, welche Fähigkeiten gestärkt oder welche Projekte angegangen werden sollen. Das gibt den Mitarbeitenden Orientierung und Klarheit für die kommende Zeit.

Im Zentrum steht immer der Mensch: die Mitarbeitenden, ihre Entwicklung und ihr Beitrag zum Unternehmenserfolg. Durch ein offenes und respektvolles Gespräch erkennen Mitarbeitende, wo sie stehen, was gut läuft und wo sie ihre Stärken weiter ausbauen können. Gleichzeitig bekommen sie Raum, eigene Perspektiven und Wünsche einzubringen. Beurteilungsgespräche gehören in vielen HR-Bereichen zum Standard – bei erfahrenen Mitarbeitenden genauso wie bei Auszubildenden. Azubis brauchen allerdings regelmäßigere Rückmeldungen.

Wie kannst du ein Beurteilungsgespräch vorbereiten?

Eine gute Vorbereitung hilft, um im Gespräch die richtigen Schwerpunkte zu setzen und schafft Vertrauen auf beiden Seiten. 

Relevante Informationen einholen

Starte damit, alle wichtigen Informationen aus der vergangenen Arbeitsperiode zusammenzutragen. Je konkreter deine Daten sind, desto klarer und nachvollziehbarer wird deine Rückmeldung. Diese Daten ermöglichen dir ein vollständiges Bild: 

• beobachtbares Verhalten

• dokumentierte Ziele

• erreichte Ergebnisse

• qualitative Beiträge

• besondere Leistungen

• Feedback vom Team oder der Kundschaft

• KPIs

• Notizen aus früheren Gesprächen
  
  

Auf die persönliche Ebene eingehen

Leistung hängt immer auch von individuellen Umständen ab. Überlege daher, was welche Mitarbeitenden im vergangenen Zeitraum bewältigen mussten: neue Aufgaben, Teamwechsel, private Herausforderungen oder besondere Belastungen? Mit dieser Perspektive schaffst du eine empathische Gesprächsgrundlage.

Agenda frühzeitig teilen

Damit sich das Gegenüber gut vorbereiten kann, solltest du die wichtigsten Punkte einige Tage vorher teilen. Dazu gehören die Themen, der zeitliche Rahmen und eventuell benötigte Unterlagen. So trefft ihr euch auf Augenhöhe und sorgt für eine faire Basis.

Ausreichend Zeit einplanen

Ein Beurteilungsgespräch braucht Ruhe. Reserviere daher genügend Zeit, damit ihr ohne Druck sprechen könnt. Ein angenehmer, wertschätzender Rahmen fördert ein offenes Gespräch – die Basis für gute Ergebnisse.

Wenn du diese Schritte berücksichtigst, schaffst du ein Gespräch, in dem sich das Team gesehen und ernst genommen fühlt. Und du legst die Grundlage für eine Zusammenarbeit, die sich weiterentwickelt und stärkt.

Digitale Tools zur Vorbereitung nutzen

Viele HR-Teams arbeiten heute mit Performance-Management-Software wie Lucca. Denn digitale Tools erleichtern das Daten sammeln und sind hilfreich, um Notizen festzuhalten und die Entwicklung über längere Zeit im Blick zu behalten. Nur so ist es möglich, mit einer klaren Struktur ins Gespräch zu gehen. Das spart Zeit und sorgt für Transparenz.

Der typische Ablauf eines Beurteilungsgesprächs: Die 5 Phasen

Die folgenden fünf Phasen haben sich in der Praxis besonders bewährt. Sie geben Orientierung und schaffen einen sicheren Rahmen für offene Gespräche.

Phase 1: Einstieg und Zielsetzung

Startet das Gespräch in einer ruhigen, wertschätzenden Atmosphäre. Klärt gemeinsam, worum es im Gespräch geht und wie ihr die Zeit nutzen wollt. Ein klarer Einstieg nimmt Druck raus und schafft Vertrauen.

Phase 2: Rückblick auf die vergangene Periode

In dieser Phase besprecht ihr die Leistungen und Erfahrungen der letzten Monate. Nutze dafür konkrete Fakten, dokumentierte Ziele, KPIs und beobachtetes Verhalten. Benenne Ergebnisse bewusst und sprich Herausforderungen klar an, damit ein realistisches Bild der bisherigen Leistung entsteht.

Phase 3: Offener Feedback-Dialog

Jetzt kommt der wichtigste Teil: der Austausch. Gib konstruktive Resonanz und lade das Gegenüber dazu ein, die eigene Perspektive zu teilen. Sprecht über Stärken, Hindernisse, Erwartungen und mögliche Verbesserungen. Dieser Dialog schafft gegenseitiges Verständnis und zeigt, wie ihr gemeinsam wachsen könnt.

Phase 4: Ziele und Entwicklung planen

Definiert gemeinsam klare, erreichbare Vorgaben für die kommende Zeit. Nutzt SMART-Kriterien, besprecht Entwicklungsfelder und legt fest, welche Unterstützung benötigt wird – zum Beispiel Weiterbildung, Mentoring oder veränderte Aufgaben. So entsteht ein verbindlicher Performance Improvement Plan, an dem ihr euch orientieren könnt.

Phase 5: Abschluss und Dokumentation

Zum Schluss fasst du die wichtigsten Punkte zusammen und stellst sicher, dass alle die gleichen Vereinbarungen im Blick haben. Dokumentiert eure Ergebnisse – idealerweise direkt in einem Performance-Management-Tool. Eine klare Dokumentation sorgt dafür, dass ihr im nächsten Gespräch strukturiert anknüpfen könnt.

8 Tipps für ein erfolgreiches Beurteilungsgespräch

Ein erfolgreiches Beurteilungsgespräch lebt von Wertschätzung und Offenheit. Wenn folgende Ratschläge berücksichtigt werden, findet ein Evaluationsgespräch statt, das nicht nur bewertet, sondern eine echte Entwicklung erzielt – für das Team und das gesamte Unternehmen.

Bleib objektiv und arbeite mit konkreten Beispielen

Stütze deine Rückmeldung auf konkrete Fakten und Beispiele. So versteht der Mitarbeitende genau, worauf du dich beziehst, und es gibt keine Missverständnisse. Außerdem fühlt sich dein Feedback fair an, weil es auf beobachtbaren Verhalten basiert – nicht auf bloßen Eindrücken.

Finde die richtige Balance zwischen Lob und Kritik

Beziehe dich bewusst und ehrlich auf Erfolgserlebnisse. Ein einfaches, klares Lob motiviert und gibt Sicherheit. Gleichzeitig solltest du offen über Themen sprechen, wo es noch Möglichkeiten für Entwicklungen gibt. Die Mischung aus Anerkennung und konstruktiver Beurteilung macht’s.

Hör aktiv zu und lade zu Beteiligung ein

Ein Beurteilungsgespräch ist kein Monolog. Gib dem Mitarbeitenden ausreichend Raum, um eigene Sichtweisen, Herausforderungen oder Wünsche zu teilen. Aktives Zuhören schafft Vertrauen und stärkt die gemeinsame Lösungsfindung. Frage nach:

• Selbsteinschätzung

• Herausforderungen

• Verbesserungsideen

• Karrierewünschen
  

Achte auf Fairness und Konsitenz

Sorge für einen transparenten Bewertungsprozess. Nutze gleiche Kriterien für vergleichbare Rollen und Aufgaben, damit alle die gleichen Maßstäbe erleben. So vermeidest du typische Fehler wie den Halo-Effekt oder Affinity Bias und sorgst für einen transparenten, nachvollziehbaren Bewertungsprozess.

Zeige Empathie und Flexibilität

Hinter jeder Leistung steht ein Mensch. Nimm wahr, welche Faktoren die Situation beeinflusst haben können – fachlich wie persönlich. Empathie zeigt, dass du die Perspektive anderer ernst nimmst und unterstützt.

Dokumentiere Ziele und Vereinbarungen klar

Halte die besprochenen Punkte verständlich fest und nutze ein gemeinsames System, um Fortschritte sichtbar zu machen. Eine klare Dokumentation schafft Verbindlichkeit und erleichtert euch beiden die Orientierung in der nächsten Leistungsperiode.

Vermeide Stress und Zeitdruck

Plane genug Zeit ein und sorge für einen ruhigen Rahmen. Ein gehetztes Gespräch führt selten zu guten Ergebnissen. Wertschätzung zeigt sich auch dadurch, dass jeder und jede die nötige Aufmerksamkeit erhält.

Vermeide typische Fehler

Pass auf, dass dein Feedback nicht nur von Sympathie, Einzelfällen oder spontanen Eindrücken bestimmt wird. Es ist leicht, einzelne Situationen falsch zu gewichten oder das Gesamtbild zu verzerren. Eine gründliche Vorbereitung hilft dir, fair zu bleiben und eine ausgewogene Beurteilung zu geben. 

Desweiteren solltest du diese Fehler vermeiden: 

• Gespräche nicht in letzter Minute ansetzen

• nicht ungeplante und unstrukturierte Abläufe durchführen

• ausschließlich Kritik äußern

• Dokumentation vergessen

• nicht eine zu kurze Dauer für das Gespräch ansetzen

• das Gespräch nicht als Pflichtübung betrachten, sondern als Entwicklungschance 

Besonderheit: Beurteilungsgespräche mit Auszubildenden

Bei Auszubildenden sind Beurteilungsgespräche besonders wichtig – nicht nur, weil sie lernen, sondern auch, weil es rechtlich vorgeschrieben ist.

1. Regelmäßiges, strukturiertes Feedback

Azubis stecken mitten in einer Lernphase. Regelmäßige Gespräche sind notwendig und helfen dabei:

• den Lernfortschritt zu erkennen

• gezielt Unterstützung zu geben

• Motivation zu stärken

• Herausforderungen früh zu erkennen
  

2. Rechtlicher Rahmen

Während der Ausbildung sind Leistungsbeurteilungen üblich und oft verpflichtend. Denn im Rahmen des Ausbildungsgesetzes müssen Azubis so gefördert werden, dass sie ihr Ausbildungsziel erreichen können. Unternehmen müssen also dokumentieren, wie sich die Auszubildenden entwickeln und was das Unternehmen dazu beiträgt. Laut § 14 des Berufsbildungsgesetzes können regelmäßige Beurteilungs- und Feedbackgespräche zur Bewertung des Leistungsstandes dazugehören.

3. Transparente und faire Kriterien

Bewertungen sollten klar, messbar, verständlich, praxisnah und diskriminierungsfrei sein. Eine strukturierte Ablauforganisation sorgt dafür, dass alles nachvollziehbar bleibt.

Gut zu wissen: Wenn ein Beurteilungssystems eingeführt wird, kann der Betriebsrat gemäß § 84 und § 94 des Betriebsverfassungsgesetzes mitbestimmen – vor allem dann, wenn standardisierte Beurteilungsbögen eingeführt werden. Da diese vor allem bei Auszubildenden genutzt werden, ist es wichtig, dass die Bewertung transparent, messbar und nachprüfbar ist. So wird eine Gleichbehandlung der Azubis gesichert. 

4. Häufigere Gesprächstermine

Azubis brauchen oft kurze, regelmäßige Gespräche bei denen der Fokus besonders auf dem Lernfortschritt liegt. Zum Beispiel:

• Vor Ende der Probezeit

• Am Ende jedes Ausbildungsabschnitts

• Nach der Zwischenprüfung

• Mindestens 3 Monate vor Ausbildungsende
  

Häufig gestellte Fragen zum Thema Beurteilungsgespräch