Performance Improvement Plan: Definition, Ablauf und Best Practices für dein HR-Team

Jedes HR-Team kennt die Situation, wenn die Leistung einer Arbeitskraft im Unternehmen plötzlich nachlässt. Daraufhin negatives Feedback zu geben, ist grundsätzlich keine angenehme Aufgabe, aber mit einem Performance Improvement Plan kannst du einen angemessenen Rahmen schaffen. Denn ein Leistungsverbesserungsplan schafft Transparenz, definiert Erwartungen und gibt Mitarbeitenden die Chance, ihre Leistung nachhaltig zu verbessern.

In diesem Artikel erfährst du, wann ein Performance Improvement Plan sinnvoll ist, wie du ihn effektiv umsetzt und welche Fehler du vermeiden solltest.

Der Artikel in einer Minute :

• Ein Performance Improvement Plan (PIP) ist ein schriftlicher Plan, der Mitarbeitenden mit Leistungsschwächen eine faire Chance zur Verbesserung gibt – mit klaren Zielen, Zeitrahmen und Unterstützung.

• PIPs fördern Transparenz und Entwicklung: Sie helfen Mitarbeitenden, Erwartungen zu verstehen, und geben Unternehmen eine Grundlage zur Leistungsbewertung und Dokumentation.

• Ein PIP eignet sich bei wiederholten Leistungsproblemen, aber nicht bei schwerwiegendem Fehlverhalten oder wenn private Umstände die Leistung beeinträchtigen.

• Ein erfolgreicher PIP folgt 8 Schritten – von Situationsanalyse über die Erstellung SMARTer Ziele bis hin zu regelmäßigen Feedbackgesprächen und einer klaren Abschlussbewertung.

• Wichtig für HR & Führungskräfte: Fair formulieren, realistische Ziele setzen, kontinuierlich unterstützen – ein PIP ist kein Druckmittel und darf nicht als Vorstufe zur Kündigung missbraucht werden.

• Arbeitsrechtlich gilt: Ein PIP ist zulässig, solange er transparent, unterstützend und fair ist. Er ersetzt keine Abmahnung, stärkt aber die Nachvollziehbarkeit von HR-Entscheidungen.

Was ist ein Performance Improvement Plan und wann wird er eingesetzt?

Der Performance Improvement Plan (PIP) – auf Deutsch auch als Leistungsverbesserungsplan bekannt – ist ein Instrument der Performance Management Prozesse. Dabei handelt es sich um eine schriftliche Vereinbarung, die du nutzen kannst, wenn Mitarbeitende ihre Arbeit nicht wie erwartet erbringen.

Der Plan dokumentiert:

1. konkrete Leistungsdefizite

2. klare Ziele und Fristen

3. mögliche Maßnahmen, falls die Verbesserungen nicht eintreten.

Ein PIP verfolgt ein wichtiges Ziel: die Arbeitskraft wird nicht vorschnell aufgegeben, sondern du gibst ihr eine faire und strukturierte Chance zur Verbesserung. Statt sofort disziplinarische Schritte einzuleiten oder eine Kündigung zu prüfen, setzt du mit einem PIP auf Coaching, Transparenz und gemeinsame Entwicklung. Dennoch kann ein PIP auch als Nachweis dienen, falls es später zu einer leistungs- oder verhaltensbedingten Kündigung und zu einem Austrittsgespräch kommt.

Typische Situationen, in denen ein PIP sinnvoll ist:

• wiederholte Leistungsschwächen bei Aufgaben

• verpasste Deadlines

• Qualitätsmängel in Arbeitsergebnissen

• Sich häufende Beschwerden von Kund:innen

• Probleme mit Anwesenheit oder Pünktlichkeit

In diesen Situationen ist ein PIP nicht sinnvoll: 

• schwerwiegendes Fehlverhalten wie grobes, respektloses Verhalten oder Mobbing

• klare Disziplinarverstöße, wie Diebstahl

• bei Leistungsminderung durch ausschließlich private Probleme

Welche Vorteile bringt ein Performance Improvement Plan?

Ein gut umgesetzter PIP bietet Vorteile für beide Seiten – sowohl für die betroffenen Mitarbeitenden als auch für das Unternehmen.

Vorteile für Mitarbeitende:

• erhalten klare Orientierung

• verstehen, welche Leistung erwartet wird

• bekommen strukturiertes Feedback

• erhalten eine faire Chance zur Verbesserung

• erhalten gezielte Unterstützung durch Training oder Coaching

Vorteile für Unternehmen:

• objektive und nachvollziehbare Grundlage zur Leistungsbewertung wird geschaffen

• Mitarbeitende werden gefördert, statt sie vorschnell zu verlieren

• Leistungsentwicklungen werden sauber und rechtssicher dokumentiert

• Feedbackkultur mit Transparenz und Vertrauen wird tatsächlich gelebt

Ein wichtiger Hinweis aus arbeitsrechtlicher Perspektive: Sollten die Ziele im PIP so definiert werden, dass sie nicht erreichbar sind, um eine etwaige Kündigung zu provozieren, dann ist dies juristisch anfechtbar. Setze deshalb immer auf faire PIP-Prozesse.

Wie erstellt du einen Leistungsverbesserungsplan?

Im Folgenden findest du eine Ablauforganisation, die dir hilft, einen fairen, klaren und motivierenden Performance Improvement Plan zu erstellen. 

1. Situation bewerten

Bevor du mit einem PIP startest, überprüfe, ob tatsächlich ein Leistungsproblem vorliegt. Dieser Schritt ist wichtig, damit du den PIP nicht voreilig oder ungerecht eingesetzt. Finde folgendes heraus:

• Handelt es sich um ein wiederholtes Thema?

• Liegt ein Missverständnis über Erwartungen vor?

• Gibt es äußere Faktoren wie Überlastung oder fehlende Ressourcen?

• Ist die betreffende Person bereit und in der Lage, ihre Leistung zu verbessern?
  

2. Beweise sammeln

Dokumentation ist ein zentraler Bestandteil deines PIPs und bildet die objektive Grundlage. Sammle konkrete Beispiele, die die Leistungsprobleme belegen:

• Projekte, die nicht rechtzeitig abgeschlossen wurden

• Ergebnisse, die Qualitätsanforderungen nicht erfüllen

• Feedback von Teamleitungen

• Auswirkungen auf Kolleg:innen oder Kund:innen
  
  

3. Führungskräfte einbinden

Ein PIP ist kein HR-Alleingang. Nur wenn Führungskräfte sich dazu äußern, wird ein PIP wirksam. Binde deshalb Führungskräfte aktiv ein:

• Briefing über Ziele und Ablauf

• Kläre die Rolle der Arbeitskraft im Prozess

• Stelle sicher, dass es Support und Feedback gab

4. PIP erstellen

Jetzt entsteht der eigentliche Performance Improvement Plan. Achte darauf, die Ziele positiv, angemessen und handlungsorientiert zu formulieren. 

Der Plan sollte folgendes beinhalten:

• Informationen über die Arbeitskraft

• konkrete, messbare Ziele (idealerweise nach der SMART-Methode)

• Zeitraum des PIP (meist 30, 60 oder 90 Tage)

• Unterstützungsmaßnahmen (Training, Mentoring, E-Learning, Shadowing)

• Konsequenzen, wenn keine Verbesserung eintritt
  
  

5. HR-Prüfung

Jetzt wird kontrolliert, ob der Leistungsverbesserungsplan zu den bisherigen Leistungsbewertungen passt und ob er:

• fair,

• realistisch,

• klar formuliert,

• arbeitsrechtlich korrekt ist. 

6. Kick-off-Meeting durchführen

Das Auftaktgespräch ist wichtig. Es setzt die Grundlage für den gesamten Prozess. Erkläre die Ziele und die Unterstützungsmöglichkeiten und gib der Arbeitskraft Raum für Fragen und eigene Vorschläge. Gestalte das Meeting:

• transparent

• lösungsorientiert

• respektvoll

• dialogbasiert

7. Regelmäßige Gespräche planen

Regelmäßige Gespräche – etwa im Wochentakt oder zweiwöchentlich – sind entscheidend. Das Feedbackgespräch sollte konstruktiv und motivierend sein. Die Gespräche bieten die Möglichkeit:

• Fortschritte zu besprechen

• Herausforderungen anzusprechen

• Ziele anzupassen

• Unterstützung zu verstärken

8. Abschluss und nächste Schritte

Am Ende des PIPs erfolgt eine klare Bewertung:

• Wurden alle Ziele erreicht?

• Hat sich die Leistung stabilisiert?

• Sind weitere Maßnahmen nötig?
  

Überblick über die 8 Schritte eines PIP

Tipps für einen erfolgreichen Performance Improvement Plan und häufige Fehler

Ein PIP kann ein wirkungsvolles HR-Tool sein – vorausgesetzt, du setzt ihn richtig ein. Diese Tipps solltest du beachten, wenn du einen erfolgreichen Leistungsverbesserungsplan umsetzen möchtest:

Tipps für die erfolgreiche Umsetzung

• Behandle Ursachen statt Symptome: Viele Leistungsprobleme hängen mit Überlastung, Rollenunklarheit oder fehlenden Ressourcen zusammen.

• Binde Mitarbeitende aktiv ein: Arbeite bei der Entwicklung des PIP mit den Mitarbeitenden zusammen. Die aktive Beteiligung fördert das Verantwortungsbewusstsein.

• Setze klare und messbare Ziele: Lege spezifische, messbare, erreichbare, relevante und zeitgebundene (SMART) Ziele fest, die von allen verstanden werden. Alle Gespräche sollten sich an diesen Zielen orientieren.

• Laufendes Feedback statt starrer Bewertung: Plane regelmäßige Gespräche ein. Sie sind essenziell für einen erfolgreichen Performance Improvement Plan.

• Dokumentiere die Fortschritte: Eine saubere und detaillierte Aufzeichnung über die Fortschritte während des gesamten PIP-Prozesses hilft, um die Wirksamkeit des Plans zu bewerten und gegebenenfalls Anpassungen vorzunehmen.

• Belohne Erfolge: Erkenne alle Erfolge, die auf dem Weg erzielt werden. Positives Feedback kann Mitarbeitende motivieren, weitere Fortschritte zu machen.

• Trenne PIP und Vergütung: Mach die Vergütung nicht von den Ergebnissen des PIP abhängig. So vermeidest du unnötigen Druck.
  
  

Häufige Fehler beim PIP

• Nutze den PIP nicht als Druckmittel: Ein PIP soll Entwicklung ermöglichen – nicht Angst erzeugen.

• Unklare Ziele oder fehlende Erfolgskriterien: Ein PIP braucht klare, messbare und nachvollziehbare Ziele. Ohne präzise Kriterien weiß die betroffene Person nicht, woran sie gemessen wird – und du kannst Fortschritte nicht fair bewerten.

• Mangelnde Kommunikation: Offene, regelmäßige Gespräche sind der Kern eines erfolgreichen PIPs. Wenn der Austausch fehlt, entstehen Missverständnisse und Unsicherheiten, die die gesamte Entwicklung blockieren.

• Fehlende Unterstützung durch Führungskräfte: Führungskräfte müssen den Prozess aktiv mittragen und begleiten. Ohne ihre Unterstützung wirkt ein PIP wie ein isoliertes HR-Projekt und verliert seine Wirksamkeit.

• „PIP als Vorstufe zur Kündigung“ – eine Praxis, die Vertrauen zerstört: Ein PIP darf kein verstecktes Kündigungsszenario sein. Wenn Talente spüren, dass der Plan nur ein formaler Schritt zur Trennung ist, bricht das Vertrauen dauerhaft – auch im restlichen Team.

Performance Improvement Plan und Arbeitsrecht – Was musst du beachten?

Das Arbeitsrecht erlaubt es Unternehmen nicht, Mitarbeitende einfach so wegen schlechter Leistung zu entlassen. Alle Arbeitskräfte müssen deshalb vorher die Gelegenheit zur Verbesserung bekommen. Durch einen Performance Improvement Plan und regelmäßiges Feedback gibst du leistungsschwachen Mitarbeitenden die Chance, sich zu entwickeln und somit eine Kündigung eventuell noch abzuwenden.

Aber: Obwohl ein PIP bei keiner sichtbaren Verbesserung eine Abmahnung oder Kündigung mit sich ziehen kann, darfst du ihn nicht dazu nutzen, eine Kündigung zu provozieren oder den Mitarbeitenden unter Druck zu setzen. Denn arbeitsrechtlich ist es heikel, ein PIP dafür zu nutzen, eine Kündigung zu legitimieren, obwohl nie eine echte Unterstützung vorgesehen war. Ein PIP muss ehrlich und entwicklungsorientiert sein – alles andere könnte als Rechtsmissbrauch gewertet werden. Auch reicht ein erfolgloser Performance Improvement Plan allein nicht für eine Kündigung als “Low Performer” aus. (Quelle: RvK Anwälte)

Kurz zusammengefasst, ein PIP ist arbeitsrechtlich zulässig, solange er:

• fair

• transparent

• gut dokumentiert

• realistisch gestaltet

• unterstützend

• nicht als Druckmittel missbraucht wird.

Der  Performance Improvement Plan ersetzt keine Abmahnung, stärkt aber die Nachvollziehbarkeit von HR-Entscheidungen und zeigt, dass dein Team verantwortungsvoll gehandelt hat. 

3 Praxisbeispiele für Performance Improvement Pläne

1. Beispiel: Unregelmäßige Anwesenheit

Situation: Die Anwesenheit liegt deutlich unter dem Durchschnitt des Teams. Er oder sie sagt Termine wiederholt kurzfristig ab oder erscheint immer wieder verspätet.

Ziele definieren:

• Fehlzeiten reduzieren

• stabile und verlässliche Anwesenheitsquote
  

Messbare KPIs festlegen:

• Anwesenheitsquote von mindestens 95 % in einem definierten Zeitraum

• maximal zwei ungeplante Fehltage innerhalb von 60 Tagen

• pünktlicher Arbeitsbeginn an 95 % der Arbeitstage
  

Maßnahmen ergreifen:

• tägliches Tracken der eigenen Anwesenheit

• wöchentliche Abstimmung mit der Teamleitung

• Analyse der Gründe für bisherige Fehlzeiten (Gespräche, Workload-Review)

Unterstützung anbieten:

• flexible Arbeitszeitmodelle prüfen

• Gespräch über gesundheitliche oder persönliche Belastungen führen

• Zugang zu internen Angeboten wie Gesundheitsmanagement oder Coaching
  

2. Beispiel: Verspätete Deadlines

Situation: Projekte werden wiederholt verspätet geliefert. Die Qualität ist gut, aber Zeitplanung und Priorisierung lassen zu wünschen übrig.

Ziele definieren:

• Zeitmanagement verbessern

• definierte Projektmeilensteine einhalten

Messbare KPIs festlegen:

• mindestens 90 % der Deadlines im PIP-Zeitraum einhalten

• pünktliche Übergabe von Zwischenergebnissen

• Verbesserung der Planungsgenauigkeit (z. B. realistische Aufwandsschätzung)
  

Maßnahmen ergreifen:

• einen detaillierten Wochenplan einführen

• Prioritäten-Workshops mit der Führungskraft

• Task-Management-Tools nutzen

• tägliche 10-Minuten-Planungseinheit zur Selbstorganisation
  

Unterstützung anbieten:

• Training zu Zeitmanagement-Methoden (z. B. Eisenhower, Time-Blocking)

• zusätzliches Coaching für Projektplanung

• engmaschige Review-Termine alle ein bis zwei Wochen

3. Beispiel: Probleme im Customer Service

Situation: Kund:innen beschweren sich. Es zeigen sich Probleme in der Kommunikation, Freundlichkeit oder Bearbeitungsqualität.

Ziele definieren:

• kommunikative Fähigkeiten verbessern

• Zufriedenheit der Kundschaft steigern
  

Messbare KPIs festlegen:

• CSAT-Score um mindestens 10 % erhöhen

• negative Kundenrückmeldungen um 30 % senken

• definierte Reaktionszeiten (Service-Level) einhalten
  

Maßnahmen ergreifen:

• Kommunikations- oder Deeskalationstrainings

• Shadowing bei erfahrenen Kolleg:innen

• strukturierte Nachbereitung schwieriger Kundenfälle
  

Unterstützung anbieten:

• wöchentliche Coaching-Sessions mit Teamleitung

• Zugriff auf Wissensdatenbank und Best-Practice-Guidelines

• Rollenspiele oder Simulationen zur Stärkung der Gesprächsführung

Häufig gestellte Fragen zum Performance Improvement Plan