Faire Bezahlung ist ein Thema, das uns alle angeht – als Mitarbeitende, Führungskräfte oder HR. Doch was heißt eigentlich „faire Vergütung“? Und wie setzt man das in einem Unternehmen um, ohne sich in rechtlichen Stolperfallen zu verheddern? Genau das haben wir in unserem Webinar mit Marek Kraus, Country Manager Lucca Deutschland und den Arbeitsrechtsexpert:innen Grit und André Karg von der Kanzlei Ad Fontes diskutiert.
„Viele Unternehmen haben gar nicht den Überblick, welche Gehaltsdaten sie eigentlich haben und wie sie diese rechtssicher verwalten. Eine transparente, objektive Gehaltsstruktur ist heute kein nice-to-have mehr, sondern eine Grundvoraussetzung für Vertrauen und Motivation im Team.“ – Marek Kraus, Country Manager Lucca Software GmbH
Die gesetzliche Grundlage: Die Key Facts zum Entgelttransparenzgesetz
Seit 2017 gibt es in Deutschland das Entgelttransparenzgesetz. Ziel: die geschlechterbezogene Lohnlücke sichtbar machen und Unternehmen verpflichten, diskriminierungsfreie Gehaltsstrukturen zu schaffen. Das klingt erstmal gut – aber das Problem der Gender Pay Gap ist noch lange nicht behoben.
„Der unbereinigte Gender Pay Gap liegt immer noch bei rund 16 %. Wenn man nur vergleichbare Positionen betrachtet, bleiben immer noch etwa 6 % Unterschied. Das heißt: Es gibt weiterhin echten Handlungsbedarf.“ – André Karg, Arbeitsrechtsexperte bei der Kanzlei Ad Fontes
Die aktuelle Rechtslage gilt ab 200 Mitarbeitenden mit speziellen Informations- und Auskunftspflichten – aber auch kleinere Firmen sollten das Thema nicht ignorieren. Die Rechtsanwältin und Datenschutzexpertin Grit Karg bringt es auf den Punkt: „Viele unterschätzen, wie schnell Rechtsprechung sich ändern kann. Wer keine transparenten und nachvollziehbaren Kriterien für Gehaltsentscheidungen hat, läuft Gefahr, vor Gericht zu verlieren.“
Auch wenn dein Unternehmen (noch) nicht unter die gesetzlichen Pflichten fällt, lohnt sich ein Blick auf die strategischen Chancen der Entgelttransparenz – wie du sie gezielt fürs Employer Branding nutzen kannst, erfährst du in diesem Beitrag “Was ist das Entgelttransparenzgesetz?”.
Und der Druck wächst: Die neue EU-Richtlinie zur Entgelttransparenz bringt zusätzliche Pflichten, zum Beispiel die Angabe von Gehaltsspannen in Stellenanzeigen – und verschärft Auskunftsrechte der Beschäftigten.
Wie kannst Entgelttransparenz in deinem Unternehmen rechtssicher umsetzen?
Künftig hat grundsätzlich jede:r Mitarbeitende das Recht, Auskunft darüber zu erhalten, wie das eigene Gehalt im Vergleich zu Kolleg:innen mit ähnlicher Position aussieht – getrennt nach Geschlecht. Dieses Auskunftsrecht gilt allerdings erst für Unternehmen ab einer bestimmten Größe: Laut aktuellem Recht greifen die Informations- und Auskunftsansprüche ab einer Unternehmensgröße von mindestens 200 Mitarbeitenden. Für kleinere Unternehmen sind solche Pflichten bisher nicht gesetzlich vorgeschrieben, aber die Rechtsprechung entwickelt sich weiter, sodass auch hier künftig mehr Transparenz erwartet werden kann.
Unternehmen mit 200 oder mehr Mitarbeitenden müssen diese Informationen aktiv bereitstellen und dürfen in der Regel keine Geheimhaltungsklauseln verwenden, die die Offenlegung von Gehaltsdaten unterbinden. In vielen Fällen sind solche Klauseln inzwischen unwirksam, da sie den Auskunftsanspruch der Mitarbeitenden einschränken würden.
Das klingt erstmal nach Mehrarbeit, aber es ist auch eine Chance. Denn: Wer offen und ehrlich mit dem Thema umgeht, gewinnt das Vertrauen der Mitarbeitenden. Und das ist mehr wert als jede Regelung.
| Infobox: Das sind deine Pflichten als Arbeitgeber:in ✅ Mitarbeitenden ab 200 Beschäftigten Auskunft über ihr individuelles Gehalt im Vergleich zu Kolleg:innen mit ähnlicher Position gewähren ✅ Ab 100 Beschäftigten neue Berichtspflichten zu Entgeltstrukturen und Lohnunterschieden beachten ✅ Gehaltsstrukturen und Lohnspannen transparent machen ✅ Datenschutz gemäß DSGVO beachten und Gehaltsdaten schützen |
Wie du faire Vergütungsmodelle aufbaust – ohne Rätselraten
Der Weg zu fairen Gehältern führt über Kompetenzraster und nachvollziehbare Gehaltsbänder. Marek Kraus erklärt dazu: „Am Anfang von allem brauchst du eine transparente Kompetenzstruktur. Joblevel und Funktionsgruppen sollten klar definiert sein – inklusive der dafür erforderlichen Hard- und Softskills.“
Diese transparente Basis ermöglicht es, Gehaltsbänder abzuleiten – also Spannen, die sowohl marktgerecht als auch leistungsgerecht sind. So bleibt Spielraum für individuelle Entwicklung und Perspektiven, während alle eine klare Orientierung haben.
„Dadurch wird das Gehalt nicht mehr nach Bauchgefühl vergeben, sondern objektiv und nachvollziehbar“, ergänzt André Karg. „Das ist auch die beste Prävention gegen Klagen und schlechte Stimmung.“
Wenn du nicht weißt, wo du anfangen sollst, haben wir hier ein Gehalts-Grid-Template für dich vorbereitet.
Datenschutz bei Entgelttransparenz: Ein absolutes Muss
Wenn es um Entgelttransparenz geht, darf der Datenschutz nicht vernachlässigt werden. Gehaltsdaten sind besonders sensible personenbezogene Daten – und unterliegen deshalb streng den Vorgaben der DSGVO.
„Das Worst-Case-Szenario? Du beantwortest eine Auskunftsanfrage im Rahmen der Entgelttransparenz – und verletzt dabei unbeabsichtigt den Datenschutz“, warnt Arbeitsrechtlerin Grit Karg von Ad Fontes eindringlich.
Damit Unternehmen den Anforderungen an Entgelttransparenz und Datenschutz gerecht werden, sind klare Zugriffsrechte und eine lückenlose Protokollierung unverzichtbar. Nur autorisierte Personen dürfen auf Gehaltsdaten zugreifen. Zusätzlich sollten Unternehmen verbindliche Prozesse implementieren, die versehentliche Offenlegungen verhindern und so den Datenschutz bei der Umsetzung von Entgelttransparenz sicherstellen.
| Infobox: 3 Tipps für den richtigen Umgang mit Gehaltsdaten 1. Prüfe, wo deine Gehaltsdaten liegen und wer Zugriff hat 2. Setze Zugriffsrechte streng nach dem Need-to-know-Prinzip 3. Dokumentiere alle Auskunftsersuchen und Antworten sorgfältig |
Smarte HR-Systeme machen es dir leichter
Moderne HR-Software kann dir dabei helfen, die komplexen Anforderungen der Entgelttransparenz unkompliziert zu erfüllen.
„Mit den richtigen Systemen kannst du Daten strukturiert verwalten, Auskunftsprozesse automatisieren und Zugriffsrechte genau steuern.“
- Marek Kraus, Country Manager Lucca Software GmbH
Das schafft nicht nur Rechtssicherheit, sondern auch mehr Vertrauen bei Mitarbeitenden und Betriebsräten. Denn letztlich geht es nicht nur um Compliance, sondern um eine Unternehmenskultur, die Leistung, Kompetenz und Fairness in den Mittelpunkt stellt.
Warum Transparenz heute wichtiger ist denn je
Die Zeiten, in denen Gehälter ein gut gehütetes Geheimnis waren, sind vorbei. Heute erwarten Mitarbeitende klare Kriterien und Offenheit. Gleichzeitig erhöht sich der Wettbewerbsdruck – faire und transparente Vergütung wird zu einem echten Wettbewerbsvorteil bei der Mitarbeitergewinnung und -bindung.
„Das Thema ist komplex, aber wenn du es richtig anpackst, hast du nur Gewinner“, fasst Marek Kraus zusammen. „Faire Vergütung ist kein Kostenfaktor, sondern eine Investition in deine Unternehmenskultur.“
| Praxistipp: So startest du sofort durch – Mache eine Bestandsaufnahme deiner aktuellen Gehaltsstrukturen und -daten – Definiere klare Kompetenzraster und Joblevel – Richte transparente Gehaltsbänder ein, die Leistung und Marktgerechtigkeit berücksichtigen – Prüfe deine Datenschutzprozesse und Zugriffsrechte auf Gehaltsdaten – Nutze digitale HR-Lösungen wie Lucca Payslip für effiziente und rechtssichere Umsetzung |
Webinar verpasst? Kein Problem!
Du möchtest mehr zum Thema wissen, hattest allerdings keine Möglichkeit, am Webinar teilzunehmen? Dann mach dir keine Sorgen. Wir haben das komplette Webinar mit Marek, Grit und André für dich aufgezeichnet. Du kannst dir das Recording jederzeit anschauen und das Dokument mit den Fragen aus dem Webinar inklusive der Antworten der Sprecher:innen herunterladen. So kannst du die wichtigsten Inhalte in deinem Tempo vertiefen und die nächsten Schritte in deinem Unternehmen planen. Hier geht es zum Recording.
Und wir haben noch mehr für dich! Du willst sichergehen, dass du bei Entgelttransparenz und Datenschutz nichts übersiehst? Dann hol dir jetzt unsere praktische Checkliste.
Du willst wissen, wie Lucca dich dabei unterstützen kann, die Vorgaben des Entgelttransparenzgesetzes effizient umzusetzen? Dann sprich mit unserem Team – wir zeigen dir, wie unsere HR-Software dich dabei entlastet.