Betriebliches Eingliederungsmanagement : Gesetzliche Pflicht und Praxis

Lange Krankheits- und Abwesenheitszeiten von Mitarbeitenden stellen Unternehmen und Personalführung immer wieder vor Herausforderungen. Ist ein Mitarbeiter oder eine Mitarbeiterin länger als 6 Wochen im Jahr krank, ist der Arbeitgeber verpflichtet, Maßnahmen im Rahmen des betrieblichen Eingliederungsmanagement (BEM) vorzuschlagen. 

BEM ist kein kompliziertes Behördenthema, sondern ein gewohnter Prozess in der Arbeitswelt, der helfen soll, den Weg zurück in den Job sinnvoll und gesund zu gestalten. Es geht darum, gemeinsam Lösungen zu finden, damit Arbeit wieder machbar wird – statt dass am Ende vielleicht sogar die Kündigung kommt. 

Wie die betriebliche Wiedereingliederung funktioniert, wer beteiligt ist und wer welche Rechte hat – das schauen wir uns im Artikel genauer an.

Was ist betriebliches Eingliederungsmanagement (BEM)?

Das betriebliche Eingliederungsmanagement (kurz: BEM) ist ein gesetzlich geregeltes Verfahren im Arbeitsrecht (§ 167 Abs. 2 SGB IX), um eine eventuelle Kündigung zu vermeiden. Beschäftigte, die länger krank bzw. wiederholt arbeitsunfähig waren, sollen beim Wiedereinstieg in den Job unterstützt werden. 

 Betriebliches Eingliederungsmanagement kurz erklärt: 

• strukturierte Methode in der Arbeitswelt zur Wiedereingliederung nach Krankheit

• seit 2004 im Arbeitsrecht gesetzlich verpflichtend für den Unternehmer

• individuell angepasste Lösungen für Beschäftigte finden

• keine Kontrolle, sondern Unterstützung und Prävention

• freiwillige Teilnahme für Arbeitnehmende

Wichtige Ziele des BEM:

• Arbeitsplatz erhalten und Schutz vor Kündigung 

• langfristige Gesundheit und Leistungsfähigkeit sichern

• erneute Arbeitsunfähigkeit reduzieren

• passende Maßnahmen entwickeln (z. B. Arbeitszeit, Arbeitsplatzanpassung)

Weiterführende Infos: Offizielle Informationen hierzu stellt unter anderem das Bundesministerium für Arbeit und Soziales (BMAS) bereit, dass das BEM als zentrales Instrument zur betrieblichen Gesundheitsförderung einordnet.

Gesetzliche Grundlage: BEM im Arbeitsrecht und Sozialgesetzbuch

Das BEM ist gesetzlich im § 167 Abs. 2 SGB IX geregelt. Denn eine Kündigung ist nicht durch Krankheit “bedingt”, wenn es angemessene mildere Mittel zur Vermeidung oder Verringerung künftiger Fehlzeiten gibt. Dies kann beispielsweise die Umgestaltung des bisherigen Arbeitsbereichs oder die Weiterbeschäftigung auf einem anderen – ihrem Gesundheitszustand entsprechenden – Arbeitsplatz sein.

BEM im Gesetzbuch : einfach erklärt 

• Arbeitgeber müssen laut Arbeitsrecht ein BEM anbieten (das ist Pflicht)

• Grundlage ist das Sozialgesetzbuch IX (SGB IX)

• Ziel ist der Schutz bzw. Erhalt des Arbeitsplatzes und die Wiedereingliederung nach Krankheit

• Das Verfahren gilt unabhängig von Betriebsgröße oder Vertragsart

• Die Teilnahme für Beschäftigte ist freiwillig

Rechtliche Anforderungen an die Einladung für ein BEM

1. In der Einladung zum BEM muss der Arbeitnehmende umfassend darüber informiert werden, welche Ziele der Prozess hat, wie es abläuft und welche Daten erhoben werden.

• Rechtsgrundlage: § 167 Abs. 2 SGB IX

• Urteil: BAG, Urteil vom 20.11.2014 – 2 AZR 755/13

2.  Es muss deutlich gemacht werden, dass das BEM der Sicherung des Arbeitsplatzes dient und ergebnisoffen ist, in dem der Arbeitnehmer aktiv mitwirken und eigene Vorschläge einbringen kann.

• Urteil: LAG Hamburg, Urteil vom 08.06.2017 – 7 Sa 20/17

3. Bereits in der Einladung muss darauf hingewiesen werden, dass der Arbeitnehmer mitbestimmen kann, wer am BEM teilnimmt (z. B. Betriebsrat oder Vertrauensperson).

• Urteil: LAG Nürnberg, Urteil vom 18.02.2020 – 7 Sa 124/19

Quelle: Betriebsrat.de

Das Eingliederungsmanagement gehört zum Compliance Management, da es rechtlich verpflichtend ist. Somit ist es ein fester Bestandteil moderner Core-HR-Systeme. Denn hier werden zentrale Mitarbeiterdaten, Fehlzeiten und Prozesse wie das BEM strukturiert erfasst und gesteuert, um gesetzliche Pflichten effizient abzubilden.

Ab wann muss das BEM durchgeführt werden? 

Eine Firma oder eine Organisation muss eine Wiedereingliederung anbieten, wenn ein Beschäftigter:

• innerhalb von 12 Monaten mehr als 6 Wochen arbeitsunfähig ist

• egal ob durchgehende Krankheit oder mehrere kurze Krankheitsphasen

• unabhängig von Betriebsgröße oder Beschäftigungsart

Wichtig: Es zählt ein rollierender 12-Monats-Zeitraum, nicht das Kalenderjahr.

Wer ist betroffen?

• Arbeitnehmende

• Auszubildende

• Beamte und Beschäftigte im öffentlichen Dienst

BEM-Verfahren: Wie läuft das betriebliche Wiedereingliederungsmanagement ab?

Das BEM-Verfahren folgt keinem starren Schema, sondern wird individuell auf den jeweiligen Mitarbeitenden angepasst. Ziel ist es, gemeinsam Lösungen zu finden, um die Arbeitsfähigkeit langfristig zu sichern.

Typischer Ablauf des BEM-Prozesses:

1. Einladung durch das Unternehmen

• schriftlich und mit allen wichtigen Informationen

• Hinweis auf Freiwilligkeit und Datenschutz

2. Zustimmung der beschäftigten Person

• ein betriebliches Eingliederungsgespräch startet nur mit Einverständnis

• schriftliche Einwilligung erforderlich
  

3. Eingliederungsgespräch (BEM-Gespräch)

• Analyse der aktuellen Situation

• Klärung von Belastungen und Ursachen der Arbeitsunfähigkeit
  

4. Entwicklung von Maßnahmen

• zum Beispiel Anpassung des Arbeitsplatzes

• flexible Arbeitszeiten

• stufenweise Wiedereingliederung

• eventuell Umschulung oder externe Unterstützung
  

5. Einbindung weiterer Stellen (falls nötig)

• Betriebsarzt

• Krankenkasse

• Rentenversicherung oder Reha-Träger
  

6. Umsetzung der Maßnahmen

• praktische Durchführung der vereinbarten Schritte
  

7. Abschluss und Dokumentation

• Ergebnisse werden festgehalten

• separate BEM-Akte (nicht Teil der Personalakte)

Wichtig zu wissen: Das BEM ist ein kooperativer Prozess, kein Kontrollinstrument. Arbeitgeber und Beschäftigte arbeiten gemeinsam daran, eine passende und nachhaltige Lösung zu finden. Ein erfolgreiches BEM hängt also stark von einer guten Kommunikation, Führungskultur und effektiven Mitarbeiterführung ab. Führungskräfte müssen im BEM-Gespräch empathisch handeln, Lösungen ermöglichen und gleichzeitig organisatorische Rahmenbedingungen berücksichtigen.

Wer ist alles am BEM beteiligt?

An den Eingliederungsmaßnahmen sind mehrere Personen und Stellen beteiligt. Im Mittelpunkt steht immer der betroffene Mitarbeitende, der selbst entscheidet, wer am Prozess teilnimmt.

• Beschäftigte/r (Arbeitnehmer/in)

  • zentrale Person 

  • entscheidet über Teilnahme und Beteiligte

  • gibt Einwilligung zur Datenverarbeitung
    

• Arbeitgeber/in

  • ist verpflichtet, das BEM anzubieten

  • organisiert und steuert den gesamten Prozess
    

• Betriebsrat / Personalrat

  • unterstützt den Beschäftigten

  • überwacht die korrekte Durchführung des BEM
    

• Schwerbehindertenvertretung (SBV)

  • beteiligt bei schwerbehinderten oder gleichgestellten Personen
    

• Betriebsarzt

  • berät ggf. zu gesundheitlichen Fragen und möglichen Maßnahmen
    

• Externe Stellen (bei Bedarf)

  • Krankenkasse

  • Rentenversicherung

  • Unfallversicherung

  • andere Rehabilitationsträger
    

• Integrationsamt

  • insbesondere bei schwerbehinderten Beschäftigten relevant
    

• Vertrauensperson

  • kann vom Beschäftigten frei gewählt werden

Die Teilnahme vieler Beteiligter ist nur mit Zustimmung des Beschäftigten möglich. Das BEM bleibt somit freiwillig und vertraulich.

Übersicht aller Beteiligten beim BEM

Tipp: Vor allem für kleine und mittlere Unternehmen (KMU) ohne Gesundheitsmanagement, BEM-Team oder Arbeitnehmendenvertretung ist es hilfreich, wenn externe Stellen am BEM mitwirken. Sie beraten, fördern, coachen oder zeigen Maßnahmen zur Rehabilitation und Qualifizierung auf.

BEM-Gespräch: Ablehnung, Nachteile und Rechte

Das gemeinsame Gespräch ist der Mittelpunkt der Eingliederungsmaßnahme. Hier werden gemeinsam Lösungen gesucht, um die Arbeitsfähigkeit nach einer längeren Krankheit zu diskutieren. Dennoch stellt sich für viele Beschäftigte die Frage: Muss ich teilnehmen – und was passiert, wenn ich ablehne?

Kann man ein BEM-Gespräch ablehnen?

Ja. Die Teilnahme am BEM ist freiwillig. Beschäftigte können:

• die Einladung ablehnen

• ein laufendes Verfahren jederzeit abbrechen

• selbst entscheiden, wer am BEM-Gespräch teilnimmt

Wichtig! Ohne Zustimmung darf kein BEM durchgeführt werden.

Gibt es Nachteile bei der Ablehnung eines BEM-Gesprächs?

Grundsätzlich entstehen keine direkten arbeitsrechtlichen Sanktionen, wenn ein BEM-Gespräch abgelehnt wird. Allerdings kann es indirekte Folgen geben:

• Schwächerer Kündigungsschutz im Krankheitsfall

• Unternehmen kann leichter argumentieren, dass keine Alternativen möglich waren

• Chancen auf individuelle Unterstützung oder Anpassungen entfallen

Wichtig: Das BEM dient dem Schutz des Arbeitsplatzes – eine Ablehnung kann diesen Schutz einschränken.

Welche Rechte haben Beschäftigte im BEM?

• Freiwillige Teilnahme

• Datenschutz und Vertraulichkeit (Gesundheitsdaten sind besonders geschützt Art. 9 GDPR)

• Transparente Informationen über Ablauf und Ziele

• Freie Wahl der Beteiligten (z. B. Betriebsrat oder Vertrauensperson)

• Widerrufsrecht der Einwilligung jederzeit (Art. 7 Abs. 3 GDPR)

Das erste BEM war nicht wirksam. Was tun?

Das BEM gehört zum Kündigungsschutz und schützt besonders die Arbeitnehmerrechte. Das ist auch bei wiederholter längerer Erkrankung nach einem ersten Eingliederungsmaßnahme so. In diesem Fall muss die Firma ein erneutes BEM ansetzen. 

Dieses Gerichtsurteil war richtungsweisend: Bei einem Fall im Jahr 2021 hat das Bundesarbeitsgericht entschieden, dass der Arbeitgeber gemäß Sozialgesetzbuch grundsätzlich ein weiteres BEM durchzuführen hat wenn die beschäftigte Person innerhalb eines Jahres nach Abschluss eines vorherigen BEM erneut länger als sechs Wochen durchgängig oder wiederholt arbeitsunfähig erkrankt war, und zwar auch dann, wenn nach dem zuvor durchgeführten Gespräch noch nicht wieder ein Jahr vergangen ist.

BEM und Kündigungsschutz 

Ein BEM hat eine wichtige rechtliche Bedeutung. Ohne ein durchgeführtes BEM trägt der Arbeitgebende eine erhöhte Beweislast. Er muss detailliert darlegen, dass auch mit BEM keine Weiterbeschäftigung möglich gewesen wäre.

Wichtig! Das Bundesarbeitsgericht hat entschieden, dass Kündigungen ohne vorheriges BEM in der Praxis häufig unwirksam sind. Gleichzeitig gilt: Verweigert der Mitarbeitende die Teilnahme, kann dies seinen Kündigungsschutz schwächen.

Welche Vorteile bringt betriebliches Eingliederungsmanagement?

BEM bringt Vorteile für Unternehmer und Unternehmerinnen, Beschäftigte und die gesamte Arbeitswelt. Ziel ist es, die Arbeitsunfähigkeit zu reduzieren und passende Lösungen für eine nachhaltige Rückkehr in den Job zu finden.

Vorteile für Arbeitgeber

• weniger krankheitsbedingte Ausfälle und geringere Kosten durch Arbeitsunfähigkeit

• Erhalt von Fachwissen und Erfahrung im Unternehmen

• mehr Rechtssicherheit bei krankheitsbedingten Kündigungen

• bessere Planbarkeit im Personalmanagement

Vorteile für Beschäftigte

• Schutz vor Arbeitsplatzverlust und Kündigung

• individuelle Anpassung von Arbeitsplatz und Arbeitszeit

• Unterstützung bei der Rückkehr nach längerer Krankheit

• Zugang zu Reha- und Unterstützungsleistungen

Vorteile für die Gesellschaft

• weniger Kosten für Krankengeld und Rentensysteme

• längere Erwerbstätigkeit insbesondere älterer Beschäftigter

• Stabilisierung der Arbeitsfähigkeit in der gesamten Arbeitswelt