Grollmus automatisiert HR-Prozesse und gewinnt ein Drittel Arbeitszeit zurück

Grollmus ist ein wachsendes Unternehmen im Bereich technischer Softwareentwicklung und Schulungen für Automatisierungstechnik. An mehreren Standorten in Deutschland, Österreich und der Schweiz arbeiten aktuell rund 80 Mitarbeitende.

Grollmus steht für eine starke, lebendige Unternehmenskultur – mit einem klaren Fokus auf Teamgeist, Präsenz vor Ort und eine gezielte Weiterentwicklung neuer Kolleginnen und Kollegen. Das HR-Team begleitet diesen Wachstumspfad eng und setzt auf Prozesse, die zur Unternehmenskultur passen und Raum für persönliche Begegnung lassen.

Mit dem zunehmenden Wachstum und einer wachsenden Anzahl an Mitarbeitenden stellte sich für Marina Dominiak, Head of HR, die Frage: Wie lassen sich HR-Prozesse effizienter gestalten, ohne die Nähe zu den Mitarbeitenden zu verlieren?

Die Herausforderung: Von Eigenlösungen zu skalierbarer HR-Software

Zuvor arbeitete Grollmus mit selbst entwickelten Tools – etwa zur Zeiterfassung oder Urlaubsplanung. Diese Lösungen waren jedoch nicht mehr zeitgemäß und konnten wichtige Anforderungen, wie beispielsweise die Berücksichtigung unterschiedlicher Feiertage nach Bundesland, nicht mehr zuverlässig abbilden. Auch Onboarding-Prozesse, Dokumentenverwaltung oder die Abstimmung mit IT und Führungskräften erfolgten manuell – mit hohem Koordinationsaufwand.

Das Ziel: eine moderne, benutzerfreundliche HR-Lösung, die administrative Prozesse automatisiert, die Mitarbeitererfahrung verbessert und mit dem Unternehmen mitwächst.

Die Lösung: Mehr Zeit für Kultur und Qualität dank Automatisierung 

Mit der Einführung der Lösungen von Lucca hat sich bei Grollmus vieles verändert. Prozesse wie On- und Offboarding, Dokumentenfreigaben oder die Planung von Arbeitsorten laufen heute weitgehend automatisiert – über intuitive Oberflächen, die sowohl HR als auch Führungskräfte und Mitarbeitende aktiv einbeziehen.

Auch das Modul Lucca Office bringt Mehrwert: Neben der Planung von Anwesenheiten und Remote-Tagen liefert es wichtige Daten für die Erfüllung von vertraglichen Regelungen – etwa bei Trainerteams mit festgelegten Außendienstquoten.

Im Bereich Spesenabrechnung setzt Grollmus auf Lucca Expenses inklusive der Lucca-Zahlungskarten. So können Mitarbeitende auch an dezentralen Standorten wie Leipzig oder Stuttgart Ausgaben direkt über das Firmenkonto tätigen – ohne Privatauslagen und mit direkter Anbindung an die Buchhaltung.

Die Einführung von Lucca hat für das HR-Team von Grollmus eine spürbare Entlastung gebracht. Die manuelle Koordination wurde stark reduziert, Prozesse sind transparenter und nachvollziehbarer – und die Mitarbeitenden profitieren von einer modernen, mobilen Benutzererfahrung.

Der Blick in die Zukunft ist ebenfalls klar: Mit weiteren Einstellungen im Bereich Entwicklung und Training wird auch das Thema Recruiting wieder stärker in den Fokus rücken – ein Bereich, den Grollmus künftig ebenfalls mit Lucca abbilden möchte.