Wie Bonduelle 70 Stunden pro Monat bei der Spesenabrechnung spart
Bonduelle ist ein international führendes Unternehmen in der Lebensmittelindustrie, das frisches und verarbeitetes Gemüse in mehr als 100 Ländern vertreibt.
Im Jahr 2018 startet die Bonduelle-Tochter Fresh France eine Ausschreibung, um die Verwaltung ihrer Spesenabrechnungen zu automatisieren.
Bis dahin läuft der gesamte Prozess manuell: Mitarbeitende erfassen ihre Ausgaben in Excel, drucken die Datei aus, lassen sie unterschreiben und übergeben sie an eine Assistenz, die die Daten erneut ins ERP-System einpflegt. Danach folgen eine zweite Genehmigung, die Kontrolle durch die Buchhaltung und schließlich die Rückerstattung – oft erst Wochen nach der Einreichung.
Das Ziel: Effizienz statt Excel
Mit jährlich über 2.000 Spesenabrechnungen möchte Fresh France den zeitaufwendigen, fehleranfälligen Prozess digitalisieren.
Dabei will Fresh France bestehende Strukturen verändern und als Pilotunternehmen vorangehen. Die neue Lösung soll nicht nur lokale Anforderungen erfüllen, sondern auch gruppenweit einsetzbar sei.
Die neue Lösung soll:
die Eingabe der Ausgaben vereinfachen,
Spesenabrechnungen laufend bearbeiten können,
doppelte Dateneingaben in Buchhaltung und Lohnabrechnung vermeiden,
automatische Prüfungen (z. B. zu Limits oder Mehrwertsteuer) durchführen,
Genehmigungswege digital abbilden
und perspektivisch in allen Ländern ausgerollt werden, in denen Bonduelle aktiv ist.
Das Projektteam und die IT-Abteilung von Fresh France prüfen daraufhin mehrere Tools – unter anderem Lucca Expenses.
„Lucca Expenses hat uns geholfen, einen langen manuellen Prozess zu automatisieren – und spart uns drei Personentage pro Monat.“
Sandrine Hanne,
Finanzverantwortliche IT bei Bonduelle
Die Lösung: Digitale Spesenverwaltung mit Lucca
Die Einführung beginnt bei drei Gesellschaften von Fresh France. Schnell zeigt sich: Die manuelle Arbeit und typische Frustrationspunkte, wie verspätete Abgaben, verlorene Belege, doppelte Eingaben, verschwinden komplett.
Die einfache Implementierung und Usability von Lucca Expenses überzeugt auch andere Standorte: Heute setzt Bonduelle das Spesenmanagement von Lucca in drei weiteren französischen Gesellschaften sowie in Spanien, Portugal und Deutschland ein – weitere Länder wie Ungarn und Italien folgen in Kürze.
Das Erfolgsrezept von Bonduelle: Weniger Effizienz, mehr Aufwand
Für die Mitarbeitenden bedeutet die mobile Expenses-App echten Komfort: Belege werden direkt erfasst, Ausgaben sofort verbucht und die Erstattung erfolgt deutlich schneller.
Fresh France spart dank Lucca rund 70 Stunden pro Monat. HR- und Finance müssen seither keine manuellen Abgleiche oder Neueingaben mehr durchführen und können sich auf die Nachkontrolle konzentrieren, etwa auf die korrekte Erfassung der Mehrwertsteuer und auf Ausgaben, die das System automatisch als auffällig markiert.
Auch die digitale Archivierung bringt einen klaren Mehrwert: Sie spart Zeit, Platz und garantiert rechtskonforme Nachweise. Deshalb aktiviert Bonduelle diese Option gleich zu Beginn in allen französischen Gesellschaften.
Aus einem komplexen Ablauf ist bei Bonduelle dank Lucca Expenses nun ein einfacher digitaler Workflow geworden: schnell, effizient und erfrischend einfach.